Bạn đang sử dụng email theo tên miền riêng như [email protected]? Nếu vậy, bản ghi MX là một thành phần cực kỳ quan trọng bạn cần biết. Bản ghi này đóng vai trò quyết định liệu bạn có nhận được email gửi đến tên miền của mình hay không. Bài viết này sẽ giải thích cặn kẽ bản ghi MX là gì, tầm quan trọng, cách hoạt động, cấu trúc, ví dụ và cách kiểm tra, cấu hình cơ bản.
Bản ghi MX là gì?
Bản ghi MX (Mail Exchanger) là một loại bản ghi tài nguyên trong Hệ thống tên miền (DNS – Domain Name System). DNS giống như danh bạ của Internet, giúp chuyển đổi tên miền dễ nhớ (ví dụ: tencongty.com) thành địa chỉ máy chủ.
Mục đích chính của bản ghi MX là chỉ định các máy chủ thư (mail server) nào chịu trách nhiệm nhận email được gửi đến một tên miền cụ thể. Thông tin này rất quan trọng cho việc định tuyến thư điện tử trên Internet.
Khi ai đó gửi email đến địa chỉ [email protected], hệ thống gửi thư sẽ tìm bản ghi MX của tên miền tencongty.com. Việc này giúp xác định đúng máy chủ cần gửi thư đến.
Bản ghi MX chứa hai thông tin quan trọng: tên máy chủ mail sẽ nhận thư (ví dụ: mail.tencongty.com hoặc aspmx.l.google.com) và một số ưu tiên (Priority) để xác định thứ tự liên hệ nếu có nhiều máy chủ.
Nếu không có bản ghi MX hoặc cấu hình sai, các máy chủ gửi thư sẽ không biết phải gửi email của bạn đi đâu. Điều này dẫn đến việc bạn không thể nhận được email gửi đến tên miền riêng của mình.
DNS là gì và vai trò của DNS với bản ghi MX?
DNS (Domain Name System – Hệ thống tên miền) là một hệ thống phân cấp toàn cầu. Vai trò cốt lõi của DNS là phiên dịch tên miền (dễ nhớ với người dùng) thành địa chỉ IP (cần thiết cho máy tính kết nối).
Hãy tưởng tượng DNS như danh bạ điện thoại của Internet. Thay vì tìm số điện thoại từ tên người, DNS tìm địa chỉ IP từ tên miền. DNS không chỉ lưu địa chỉ IP (qua bản ghi A) mà còn lưu nhiều loại thông tin khác.
Trong số các loại bản ghi đó, bản ghi MX giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với dịch vụ email. DNS lưu trữ bản ghi MX mà bạn đã cấu hình cho tên miền của mình.
Khi có email gửi đến tên miền của bạn, hệ thống DNS cung cấp thông tin từ bản ghi MX cho máy chủ gửi. Việc này đảm bảo email được chuyển đến đúng máy chủ mail có trách nhiệm xử lý email cho tên miền đó. DNS là trung gian không thể thiếu.
Tại sao bản ghi MX lại quan trọng với Email của bạn?
Bản ghi MX có tầm quan trọng sống còn đối với khả năng nhận email tại địa chỉ theo tên miền riêng của bạn. Nếu không có bản ghi MX, hoặc cấu hình sai, bạn sẽ không thể nhận được bất kỳ email nào gửi đến tên miền đó.
Hãy hình dung bạn gửi một lá thư đến địa chỉ nhà không tồn tại hoặc sai địa chỉ. Bưu điện sẽ không thể giao thư và thư sẽ bị trả lại. Bản ghi MX hoạt động tương tự cho email.
Việc cấu hình bản ghi MX chính xác đảm bảo rằng email gửi đến @tenmienban.com sẽ được chuyển đến đúng nhà cung cấp dịch vụ email bạn đang sử dụng (ví dụ: Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail, hoặc máy chủ mail riêng).
Nếu bạn chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ email, việc cập nhật bản ghi MX là bước bắt buộc. Nếu không cập nhật, email vẫn sẽ được gửi đến máy chủ mail cũ, và bạn sẽ không nhận được thư ở dịch vụ mới.
Bản ghi MX ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhận email như thế nào?
Quá trình này diễn ra tự động phía sau hậu trường mỗi khi có email được gửi:
- Máy chủ gửi email (Sending Mail Server) nhận yêu cầu gửi thư đến
[email protected]. - Máy chủ gửi thực hiện truy vấn DNS để tìm bản ghi MX cho tên miền
tenmienban.com. - Hệ thống DNS trả về (các) địa chỉ máy chủ mail được chỉ định trong bản ghi MX, kèm theo giá trị ưu tiên.
- Máy chủ gửi kết nối đến máy chủ mail có độ ưu tiên cao nhất (số nhỏ nhất) trong danh sách nhận được.
- Nếu kết nối thành công, máy chủ gửi tiến hành giao thư. Nếu thất bại, máy chủ gửi sẽ thử kết nối đến máy chủ có độ ưu tiên thấp hơn tiếp theo.
Như vậy, nếu bản ghi MX trỏ sai địa chỉ máy chủ mail, hoặc không tồn tại, bước 3 sẽ thất bại hoặc trả về sai đích. Kết quả cuối cùng là email không thể được giao đến hộp thư của người nhận.
Bản ghi MX có ảnh hưởng đến việc gửi email không?
Bản ghi MX chủ yếu và trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng nhận email. Tuy nhiên, việc cấu hình đúng bản ghi MX cũng là một phần của việc thiết lập uy tín cho tên miền, có thể ảnh hưởng gián tiếp đến khả năng gửi email không bị đánh dấu là spam.
Việc gửi email thành công và không bị vào spam phụ thuộc nhiều hơn vào các bản ghi DNS khác. Các bản ghi này giúp xác thực rằng email được gửi từ máy chủ được ủy quyền bởi tên miền đó.
Các bản ghi quan trọng cho việc gửi email bao gồm:
- SPF (Sender Policy Framework): Liệt kê các máy chủ được phép gửi email thay mặt tên miền.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Cung cấp chữ ký điện tử để xác minh nội dung email không bị thay đổi.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Đưa ra chính sách xử lý email không vượt qua kiểm tra SPF hoặc DKIM.
Mặc dù MX không trực tiếp kiểm soát việc gửi, một hệ thống email hoạt động tốt cần cả cấu hình MX đúng (để nhận) và cấu hình SPF/DKIM/DMARC đúng (để gửi và xác thực).
Cách hoạt động của bản ghi MX
Hoạt động của bản ghi MX xoay quanh hai yếu tố chính: cơ chế truy vấn DNS và giá trị ưu tiên (Priority).
Như đã mô tả, khi email được gửi đi, máy chủ gửi sẽ hỏi hệ thống DNS: “Máy chủ mail nào xử lý thư cho tên miền tenmienban.com?”. DNS sẽ trả lời bằng cách cung cấp danh sách các máy chủ được liệt kê trong bản ghi MX của tên miền đó.
Nếu có nhiều bản ghi MX được cấu hình cho một tên miền, máy chủ gửi sẽ không chọn ngẫu nhiên. Thay vào đó, quyết định chọn máy chủ nào để kết nối đầu tiên dựa trên giá trị ưu tiên (Priority).
Giá trị ưu tiên (Priority) trong bản ghi MX là gì?
Giá trị ưu tiên (Priority hoặc Preference) là một số nguyên được gán cho mỗi bản ghi MX. Con số này xác định thứ tự mà các máy chủ gửi thư sẽ cố gắng liên hệ để giao email.
Quy tắc rất đơn giản: Số Priority càng nhỏ, độ ưu tiên càng cao.
Ví dụ, nếu tên miền tenmienban.com có hai bản ghi MX:
mail1.tenmienban.comvới Priority là 10mail2.tenmienban.comvới Priority là 20
Máy chủ gửi thư sẽ luôn cố gắng kết nối với mail1.tenmienban.com (Priority 10) trước tiên. Chỉ khi không thể kết nối được với mail1, máy chủ gửi mới thử kết nối đến mail2.tenmienban.com (Priority 20).
Việc sử dụng nhiều bản ghi MX với các mức ưu tiên khác nhau cho phép thiết lập hệ thống máy chủ mail chính (primary) và máy chủ mail dự phòng (backup). Máy chủ dự phòng sẽ nhận thư nếu máy chủ chính gặp sự cố tạm thời.
TTL (Time To Live) của bản ghi MX có ý nghĩa gì?
TTL là viết tắt của Time To Live (Thời gian sống). Đây là một giá trị số (tính bằng giây) được gán cho mỗi bản ghi DNS, bao gồm cả bản ghi MX.
TTL cho biết khoảng thời gian mà các máy chủ DNS khác (các máy chủ phân giải DNS trên Internet) được phép lưu trữ tạm (cache) thông tin của bản ghi đó sau khi truy vấn lần đầu.
Ví dụ, nếu TTL của bản ghi MX là 3600 (giây), nghĩa là các máy chủ DNS khác sẽ lưu thông tin bản ghi MX đó trong 1 giờ (3600 giây). Trong khoảng thời gian này, nếu có truy vấn mới đến bản ghi MX đó, máy chủ DNS sẽ trả lời từ bộ nhớ cache thay vì truy vấn lại máy chủ DNS gốc.
TTL ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ cập nhật thay đổi DNS (DNS propagation). Nếu bạn thay đổi bản ghi MX, thay đổi đó sẽ chưa có hiệu lực ngay lập tức trên toàn bộ Internet. Phải mất một khoảng thời gian bằng giá trị TTL để các máy chủ DNS khác xóa cache cũ và lấy thông tin mới. TTL phổ biến thường từ 3600 (1 giờ) đến 86400 (24 giờ).
Cấu trúc và ví dụ về bản ghi MX phổ biến
Hiểu cấu trúc của bản ghi MX giúp bạn đọc và cấu hình chính xác hơn. Các nhà cung cấp dịch vụ email lớn thường yêu cầu bạn cấu hình các bản ghi MX theo định dạng cụ thể của họ.
Cấu trúc chuẩn của một bản ghi MX
Một bản ghi MX điển hình trong tệp cấu hình DNS (zone file) hoặc giao diện quản lý DNS thường bao gồm các trường sau:
- Tên (Name/Host): Chỉ định tên miền hoặc tên miền phụ áp dụng bản ghi này. Thông thường, giá trị này là
@(đại diện cho tên miền gốc, ví dụ:tenmienban.com) hoặc để trống (tùy giao diện quản lý). - Loại (Type): Luôn là
MXđể xác định đây là bản ghi Mail Exchanger. - Giá trị (Value/Points to/Mail Server): Đây là địa chỉ đầy đủ của máy chủ mail sẽ nhận thư (ví dụ:
aspmx.l.google.com.). Lưu ý dấu chấm ở cuối tên máy chủ là quan trọng trong cấu hình file zone chuẩn. - Ưu tiên (Priority/Preference): Số nguyên xác định mức độ ưu tiên (ví dụ:
1,5,10). Số nhỏ hơn có ưu tiên cao hơn. - TTL (Time To Live): Thời gian bản ghi được lưu trong cache (ví dụ:
3600).
Giao diện quản lý DNS của các nhà cung cấp khác nhau có thể hiển thị các trường này với tên gọi hơi khác một chút, nhưng bản chất thông tin là tương tự.
Ví dụ bản ghi MX của Google Workspace (trước đây là G Suite)
Nếu bạn sử dụng Google Workspace cho dịch vụ email theo tên miền riêng, Google yêu cầu bạn cấu hình 5 bản ghi MX sau:
| Tên/Host | Loại | Giá trị/Trỏ đến | Ưu tiên | TTL |
|---|---|---|---|---|
| @ | MX | ASPMX.L.GOOGLE.COM. | 1 | 3600 |
| @ | MX | ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. | 5 | 3600 |
| @ | MX | ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. | 5 | 3600 |
| @ | MX | ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM. | 10 | 3600 |
| @ | MX | ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM. | 10 | 3600 |
Lưu ý: Dấu @ đại diện cho tên miền gốc của bạn. Giá trị TTL có thể thay đổi tùy nhà cung cấp DNS.
Ví dụ bản ghi MX của Microsoft 365 (Office 365)
Đối với người dùng Microsoft 365, cấu hình MX thường đơn giản hơn, chỉ cần một bản ghi duy nhất:
| Tên/Host | Loại | Giá trị/Trỏ đến | Ưu tiên | TTL |
|---|---|---|---|---|
| @ | MX | <tenmienban>-com.mail.protection.outlook.com. |
0 | 3600 |
Lưu ý: <tenmienban>-com cần được thay thế bằng định dạng tên miền của bạn theo hướng dẫn của Microsoft (thay dấu chấm bằng dấu gạch nối).
Ví dụ này cho thấy tầm quan trọng của việc lấy thông tin bản ghi MX chính xác từ nhà cung cấp dịch vụ email bạn đang sử dụng. Mỗi nhà cung cấp có cấu hình riêng.
Làm thế nào để kiểm tra bản ghi MX của tên miền?
Việc kiểm tra bản ghi MX hiện tại của một tên miền là cần thiết khi bạn khắc phục sự cố email hoặc muốn xác nhận cấu hình. Có hai cách phổ biến để làm điều này:
Sử dụng công cụ kiểm tra DNS trực tuyến
Cách nhanh nhất và dễ nhất là sử dụng các công cụ miễn phí trên web. Chỉ cần nhập tên miền bạn muốn kiểm tra và chọn loại bản ghi là “MX”.
Một số công cụ phổ biến và đáng tin cậy:
- MxToolbox: Rất phổ biến, cung cấp thông tin chi tiết về bản ghi MX và các kiểm tra liên quan đến email khác (mxtoolbox.com).
- Google Admin Toolbox – Dig: Công cụ chính thức từ Google, giao diện đơn giản, cho phép truy vấn nhiều loại bản ghi DNS (toolbox.googleapps.com/apps/dig/).
- DNSChecker.org: Kiểm tra bản ghi DNS từ nhiều máy chủ trên khắp thế giới, hữu ích để xem tình trạng cập nhật DNS.
Khi sử dụng các công cụ này, bạn cần tìm đến phần kết quả cho bản ghi MX. Thông tin hiển thị thường bao gồm tên máy chủ mail và giá trị ưu tiên tương ứng.
Kiểm tra trong khu vực quản lý DNS của nhà cung cấp tên miền/hosting
Bạn cũng có thể xem trực tiếp cấu hình bản ghi MX trong bảng điều khiển của nhà cung cấp dịch vụ nơi bạn quản lý DNS cho tên miền của mình.
Nơi quản lý DNS thường là:
- Nhà đăng ký tên miền (Domain Registrar): Nơi bạn đã mua tên miền (ví dụ: GoDaddy, Namecheap, Mắt Bão, PA Vietnam).
- Nhà cung cấp DNS Hosting/CDN: Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ DNS chuyên biệt hoặc CDN như Cloudflare.
- Nhà cung cấp Web Hosting: Nếu tên miền đang sử dụng nameserver của nhà cung cấp hosting, bạn sẽ quản lý DNS trong control panel hosting (ví dụ: cPanel, Plesk).
Trong giao diện quản lý, tìm đến mục “Quản lý DNS”, “DNS Zone Editor”, “Advanced DNS Settings” hoặc tương tự. Tại đây bạn sẽ thấy danh sách các bản ghi DNS, bao gồm cả các bản ghi loại MX.
Hướng dẫn cơ bản về cấu hình bản ghi MX
Việc cấu hình (thêm, sửa, xóa) bản ghi MX đòi hỏi sự cẩn thận vì ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhận email. Dưới đây là những điểm cơ bản bạn cần nắm.
Lưu ý quan trọng: Hướng dẫn này chỉ mang tính tổng quan. Bạn luôn phải làm theo hướng dẫn chi tiết từ nhà cung cấp dịch vụ email và nhà cung cấp quản lý DNS của bạn. Giao diện quản lý có thể khác nhau.
Cần chuẩn bị thông tin gì trước khi cấu hình MX record?
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn cần có đầy đủ và chính xác thông tin bản ghi MX yêu cầu bởi nhà cung cấp dịch vụ email bạn muốn sử dụng. Thông tin này bao gồm:
- Danh sách các tên máy chủ mail (Value/Points to).
- Giá trị ưu tiên (Priority) tương ứng cho mỗi máy chủ.
- Giá trị TTL (thường có thể để mặc định hoặc theo khuyến nghị).
- Tên Host/Name (thường là
@).
Hãy sao chép cẩn thận các giá trị này từ tài liệu hướng dẫn của nhà cung cấp email (Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail, etc.). Sai một ký tự cũng có thể khiến email không hoạt động.
Nơi thực hiện cấu hình bản ghi MX: Quản lý DNS ở đâu?
Bạn sẽ thực hiện cấu hình bản ghi MX tại nơi quản lý DNS cho tên miền của bạn. Như đã đề cập ở phần kiểm tra, nơi này thường là:
- Trang quản trị của nhà đăng ký tên miền.
- Trang quản trị của nhà cung cấp DNS hosting (nếu bạn dùng dịch vụ DNS riêng).
- Control panel của nhà cung cấp web hosting (nếu tên miền dùng nameserver của hosting).
Đăng nhập vào tài khoản quản lý tương ứng, tìm đến khu vực quản lý DNS. Tại đây, bạn sẽ có tùy chọn để thêm bản ghi mới (chọn loại MX) hoặc chỉnh sửa/xóa các bản ghi MX hiện có. Nhập chính xác các thông tin đã chuẩn bị từ nhà cung cấp email.
Hãy kiên nhẫn sau khi thay đổi, vì cần thời gian để cập nhật DNS trên toàn cầu (DNS propagation), thường mất từ vài phút đến vài giờ, đôi khi lên đến 48 giờ.
Việc quản lý DNS, bao gồm cả bản ghi MX, cần một nền tảng ổn định từ nhà cung cấp. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp, hãy xem xét dịch vụ thuê Hosting tại InterData. Trải nghiệm phần cứng chuyên dụng thế hệ mới với AMD EPYC Gen 3, SSD NVMe U.2 cho tốc độ cao, cấu hình mạnh, băng thông lớn và sự ổn định vượt trội, giá chỉ từ 1K/ngày.
Một số câu hỏi thường gặp về bản ghi MX (FAQ)
Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến giúp bạn hiểu rõ hơn về bản ghi MX:
Một tên miền có thể có nhiều bản ghi MX không? Tại sao?
Có, một tên miền hoàn toàn có thể và thường nên có nhiều bản ghi MX. Lý do chính là để tăng độ tin cậy và khả năng chịu lỗi cho hệ thống email.
Bằng cách thiết lập nhiều máy chủ mail với các mức ưu tiên khác nhau (ví dụ: 1, 5, 10), bạn tạo ra một hệ thống có máy chủ chính và các máy chủ dự phòng. Nếu máy chủ chính (ưu tiên cao nhất) gặp sự cố, máy chủ gửi sẽ tự động chuyển sang thử máy chủ dự phòng tiếp theo.
Điều này đảm bảo email vẫn có thể được nhận ngay cả khi một trong các máy chủ mail tạm thời không hoạt động. Các nhà cung cấp lớn như Google Workspace yêu cầu cấu hình nhiều bản ghi MX chính vì lý do này.
Thay đổi bản ghi MX mất bao lâu để cập nhật hoàn tất?
Thời gian để thay đổi bản ghi MX có hiệu lực trên toàn bộ Internet được gọi là thời gian cập nhật DNS (DNS propagation). Quá trình này không diễn ra ngay lập tức.
Thời gian cập nhật phụ thuộc chủ yếu vào giá trị TTL (Time To Live) được cấu hình cho bản ghi MX trước đó và cách các máy chủ DNS trên Internet lưu trữ cache.
Quá trình cập nhật có thể mất từ vài phút đến vài giờ, và trong một số trường hợp hiếm có thể lên đến 24-48 giờ. Bạn cần kiên nhẫn chờ đợi sau khi thực hiện thay đổi và có thể sử dụng các công cụ kiểm tra DNS trực tuyến để theo dõi tiến trình.
Sự khác biệt giữa bản ghi A, CNAME và MX là gì?
Đây là ba loại bản ghi DNS phổ biến nhưng có chức năng hoàn toàn khác nhau:
- Bản ghi A (A Record – Address Record): Trỏ một tên miền (hoặc tên miền phụ) đến một địa chỉ IP phiên bản 4 (IPv4). Bản ghi A chủ yếu được sử dụng để trỏ tên miền đến máy chủ web hosting nơi chứa website.
- Bản ghi CNAME (CNAME Record – Canonical Name Record): Tạo một tên bí danh (alias) cho một tên miền khác (tên chính tắc – canonical name). Thay vì trỏ đến IP, CNAME trỏ đến một tên miền khác. Ví dụ: trỏ
www.tenmienban.comđếntenmienban.com. - Bản ghi MX (MX Record – Mail Exchanger Record): Chỉ định (trỏ đến) các máy chủ mail chịu trách nhiệm nhận email cho tên miền. Bản ghi MX không trỏ đến IP mà trỏ đến tên của máy chủ mail.
Hiểu rõ chức năng của từng loại bản ghi giúp bạn cấu hình DNS chính xác cho cả website và email của mình. Việc cấu hình sai loại bản ghi có thể dẫn đến website không truy cập được hoặc email không hoạt động.
