Phần mềm Jira là gì? Tính năng, ưu/nhược điểm & Cách sử dụng Jira

Đội ngũ của bạn đang “bơi” trong hàng tá file Excel rời rạc để quản lý công việc? Deadline bị bỏ lỡ vì không ai nắm rõ tiến độ? Nếu những vấn đề này nghe quen thuộc, rất có thể bạn đã nghe đồng nghiệp nhắc đến Jira như một giải pháp cứu cánh. Vậy thực chất phần mềm Jira là gì và tại sao nó lại trở thành tiêu chuẩn vàng trong ngành công nghệ?

Bài viết này của InterData sẽ giải mã chi tiết phần mềm Jira dùng làm gì, tính năng, ưu/nhược điểm cũng như hướng dẫn bạn cách sử dụng jira để quản lý dự án, tối ưu hóa quy trình làm việc ngay từ hôm nay.

Phần mềm Jira là gì?

Phần mềm Jira là một công cụ quản lý dự án và theo dõi lỗi được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian của Úc. Ban đầu, Jira được thiết kế chủ yếu để phục vụ các kỹ sư phần mềm trong việc theo dõi lỗi (bug) và quản lý các tác vụ phát triển. Tuy nhiên, qua nhiều năm phát triển, công cụ này đã mở rộng thành một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ, phục vụ đa dạng các phòng ban từ Marketing, HR đến đội ngũ vận hành…

Một chi tiết thú vị ít người biết về cái tên “Jira”. Nó không phải là một từ viết tắt kỹ thuật. Tên gọi này xuất phát từ “Gojira” – tên tiếng Nhật của quái vật Godzilla. Các nhà phát triển tại Atlassian đã dùng cái tên này để ám chỉ sự mạnh mẽ và khả năng “càn quét” các lỗi (bug) trong quá trình phát triển phần mềm, thay thế cho hệ thống Bugzilla cũ kỹ mà họ từng sử dụng.

Tại sao nên sử dụng Jira trong quản lý dự án?

Việc hiểu công cụ Jira mới chỉ là bước đầu. Điều quan trọng hơn là hiểu tại sao các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam lại chuyển dịch sang sử dụng nền tảng này thay vì các công cụ truyền thống.

Hỗ trợ tuyệt đối cho Agile & Scrum

Agile và Scrum là các phương pháp quản lý dự án linh hoạt đang chiếm ưu thế hiện nay. Jira được sinh ra là để phục vụ cho tư duy này. Công cụ cung cấp sẵn các mẫu (template) cho Scrum Board và Kanban Board, giúp đội nhóm dễ dàng trực quan hóa công việc.

Bạn có thể kéo thả các thẻ công việc (card), chia nhỏ dự án thành các giai đoạn ngắn (Sprint) và linh hoạt thay đổi ưu tiên mà không làm vỡ kế hoạch tổng thể.

Quản lý lỗi (Bug Tracking) hiệu quả

Đây là tính năng cốt lõi làm nên tên tuổi của Jira. Trong quá trình phát triển sản phẩm, việc phát sinh lỗi là không thể tránh khỏi. Jira cho phép ghi nhận lỗi chi tiết: từ mô tả, mức độ nghiêm trọng (Priority), người chịu trách nhiệm (Assignee) đến hình ảnh đính kèm. Nhờ đó, không một lỗi nào bị bỏ sót hay “trôi” mất trong các nhóm chat Zalo hay Telegram.

Báo cáo trực quan và minh bạch

Với người quản lý, việc nắm bắt tiến độ mà không cần hỏi từng nhân viên là một nhu cầu thiết yếu. Jira cung cấp hệ thống báo cáo (Reporting) tự động cực kỳ mạnh mẽ.

• Burndown Chart: Cho biết tốc độ làm việc của team có kịp deadline hay không.
• Velocity Chart: Đo lường hiệu suất làm việc qua từng Sprint.
• Cumulative Flow Diagram: Giúp phát hiện các điểm nghẽn (bottleneck) trong quy trình.

Khả năng tích hợp mạnh mẽ

Jira không đứng một mình, nó có khả năng kết nối với hơn 3.000 ứng dụng khác thông qua Atlassian Marketplace. Bạn có thể tích hợp Jira với Slack để nhận thông báo, kết nối với GitHub/Bitbucket để xem code, hoặc đồng bộ dữ liệu với Google Sheets để làm báo cáo tài chính. Sự linh hoạt này giúp Jira trở thành trung tâm điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Jira dùng để làm gì trong doanh nghiệp và đội nhóm?

Nhiều người mới tiếp cận thường bối rối không biết cụ thể về ứng dụng của phần mềm Jira trong bối cảnh công việc hàng ngày. Dưới đây là những ứng dụng thực tế nhất mà InterData ghi nhận từ các doanh nghiệp:

Quản lý Task và tiến độ công việc

Thay vì viết danh sách công việc ra sổ tay hay note trên máy tính, Jira đưa mọi thứ lên đám mây (Cloud). Mỗi đầu việc được cụ thể hóa thành một “Issue”. Mọi thành viên đều nhìn thấy ai đang làm gì, việc nào đang chờ, việc nào đã xong. Điều này tạo ra sự minh bạch tuyệt đối, giảm thiểu các cuộc họp báo cáo không cần thiết.

Theo dõi Bug và Issue

Đối với các công ty công nghệ, Jira là nơi lưu trữ “hồ sơ bệnh án” của phần mềm. Khi Tester phát hiện lỗi, họ tạo một ticket trên Jira. Developer nhận thông báo, sửa lỗi và cập nhật trạng thái. PM nhìn vào đó để quyết định khi nào sản phẩm đủ tiêu chuẩn để ra mắt.

Phối hợp giữa các thành viên (Collaboration)

Jira cho phép bình luận (comment), nhắc tên (@mention) đồng nghiệp ngay trong từng task. Bạn không cần phải chụp màn hình gửi qua email để giải thích yêu cầu. Mọi trao đổi đều được lưu vết (log) lại ngay tại công việc đó, giúp người sau tiếp nhận dễ dàng hiểu được bối cảnh lịch sử.

Minh bạch hóa quy trình (Workflow)

Jira ép buộc người dùng phải tuân theo một quy trình nhất định (ví dụ: To Do -> In Progress -> Review -> Done). Một nhân viên không thể tự ý đóng task nếu chưa qua bước Review. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc, đảm bảo chất lượng đầu ra được kiểm soát chặt chẽ.

Các phiên bản phổ biến của Jira hiện nay

Như đã đề cập ở phần định nghĩa công cụ Jira, Atlassian chia nhỏ sản phẩm để phục vụ chuyên sâu từng nhóm đối tượng. Việc chọn đúng phiên bản sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu quả.

Jira Software là gì?

Đây là phiên bản tiêu chuẩn và phổ biến nhất. Khi ai đó hỏi công cụ Jira là gì, 90% trường hợp họ đang ám chỉ Jira Software. Nó tích hợp đầy đủ các tính năng cho Agile: Scrum board, Kanban board, Roadmap, Backlog. Nếu bạn là công ty phần mềm, thiết kế web, hoặc làm việc theo dự án, đây là phiên bản dành cho bạn.

Jira Service Management là gì?

Trước đây được gọi là Jira Service Desk. Phiên bản này dành cho các đội ngũ hỗ trợ (Support/IT Helpdesk). Nó có thêm tính năng Portal (cổng thông tin) để khách hàng hoặc nhân viên nội bộ gửi yêu cầu hỗ trợ (Ticket). Tính năng SLA (Service Level Agreement) giúp đo lường thời gian phản hồi, đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Jira Work Management là gì?

Đây là phiên bản “nhẹ nhàng” hơn, được thiết kế lại giao diện để thân thiện với người dùng không phải dân kỹ thuật (Non-tech). Các biểu mẫu, lịch (Calendar), và danh sách (List view) được tối ưu cho Marketing, HR, Pháp chế quản lý đầu việc, tuyển dụng, hay quy trình duyệt hợp đồng mà không cần các tính năng phức tạp của Agile.

Các tính năng nổi bật của phần mềm Jira

Để hiểu sâu hơn phần mềm Jira là gì, chúng ta cần đi vào chi tiết các tính năng kỹ thuật giúp công cụ này vận hành. Đây là những “vũ khí” giúp người quản lý kiểm soát dự án.

Tạo và quản lý Issue (Task)

“Issue” là đơn vị cơ bản nhất trong Jira. Tùy vào cấu hình, Issue có thể là một Task (công việc), Bug (lỗi), Story (yêu cầu người dùng) hay Epic (dự án lớn). Mỗi Issue chứa đầy đủ thông tin: Tiêu đề, mô tả, người thực hiện, deadline, độ ưu tiên. Khả năng tùy biến các trường thông tin (Custom fields) trong Issue là điểm mạnh khiến Jira vượt trội so với các đối cụ khác.

Board (Bảng công việc)

Jira cung cấp hai loại bảng chính:

• Scrum Board: Dành cho các team làm việc theo Sprint (chu kỳ 1-4 tuần). Bảng này giúp team tập trung xử lý dứt điểm một lượng công việc nhất định trong thời gian ngắn.
• Kanban Board: Dành cho các team làm việc liên tục (như team bảo trì, support). Công việc trôi chảy từ cột này sang cột khác, tập trung vào việc giới hạn số lượng công việc đang làm (WIP – Work In Progress).

Workflow (Quy trình làm việc tùy chỉnh)

Đây là tính năng định nghĩa công cụ Jira trong mắt các nhà quản trị. Workflow là sơ đồ quy định vòng đời của một task.

Ví dụ: Một task “Viết bài Blog” có thể có quy trình: Mới tạo -> Đang viết -> Chờ duyệt -> Đang sửa -> Đã đăng.

Jira cho phép bạn vẽ ra quy trình này, đặt các điều kiện (Conditions) và hành động (Post-functions) cho từng bước chuyển đổi trạng thái.

Roadmap (Lộ trình dự án)

Tính năng này giúp các nhà quản lý (PM/PO) có cái nhìn tổng quan (Big Picture). Roadmap hiển thị tiến độ của các dự án lớn theo dòng thời gian thực. Bạn có thể thấy ngay dự án nào đang chậm, dự án nào sắp đến hạn để có phương án điều chỉnh nguồn lực kịp thời.

Phân quyền chi tiết (Permissions)

Jira có hệ thống phân quyền cực kỳ chi tiết. Bạn có thể quy định ai được xem dự án nào, ai được tạo task, ai được xóa comment, hay ai được phép đóng task. Điều này đảm bảo an toàn dữ liệu và tính kỷ luật trong tổ chức.

Ưu và nhược điểm của phần mềm Jira

Bất kỳ công cụ nào cũng có hai mặt. Hiểu rõ ưu nhược điểm sẽ giúp bạn quyết định xem phần mềm Jira có phải là lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp mình hay không.

Ưu điểm

• Chuyên nghiệp hóa quy trình: Jira ép buộc người dùng làm việc theo quy trình chuẩn, giảm thiểu sai sót do con người.
• Linh hoạt và tùy biến cao: Gần như mọi thứ trong Jira đều có thể chỉnh sửa (customize) để phù hợp với văn hóa làm việc của từng công ty.
• Hệ sinh thái rộng lớn: Khả năng tích hợp với hàng ngàn ứng dụng khác giúp Jira không bị cô lập.
• Cộng đồng hỗ trợ lớn: Vì là phần mềm phổ biến nhất thế giới, bạn dễ dàng tìm thấy tài liệu hướng dẫn, diễn đàn hỗ trợ khi gặp khó khăn.

Nhược điểm

• Độ phức tạp cao (Learning curve): Đây là rào cản lớn nhất. Người mới thường bị “ngợp” trước quá nhiều tính năng và nút bấm. Việc đào tạo nhân viên sử dụng Jira tốn khá nhiều thời gian.
• Cấu hình rắc rối: Để thiết lập một Workflow hay Permission chuẩn chỉnh, bạn cần một người am hiểu sâu về Jira (Jira Admin). Nếu cấu hình sai, quy trình sẽ trở nên cứng nhắc và gây ức chế cho nhân viên.
• Chi phí: Mặc dù có bản miễn phí, nhưng khi quy mô nhân sự tăng lên hoặc cần các tính năng nâng cao, chi phí bản quyền của Jira (tính theo đầu người) là một con số đáng cân nhắc với các doanh nghiệp nhỏ.
• Hiệu năng: Với các dự án quá lớn chứa hàng trăm ngàn issue, các phiên bản đôi khi có thể hoạt động chậm chạp nếu hạ tầng server không đủ mạnh (Hiện tại Atlassian đang đẩy mạnh Cloud để khắc phục điều này).

Các thuật ngữ quan trọng trong phần mềm Jira cần nhớ

Jira là một phần mềm quản lý công việc và dự án, vì vậy trong quá trình sử dụng, bạn sẽ thường xuyên gặp nhiều thuật ngữ chuyên môn. Dưới đây là những khái niệm phổ biến giúp bạn hiểu và làm việc với Jira dễ dàng hơn.

Sprint là gì trong Jira?

Sprint là một chu kỳ làm việc ngắn hạn, thường kéo dài từ 2 đến 4 tuần. Trong mỗi Sprint, đội phát triển sẽ thực hiện đầy đủ các hoạt động như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế và triển khai để hoàn thành một phần nhỏ của sản phẩm.

Backlog là gì?

Backlog là danh sách tập hợp toàn bộ các user story, bug và tính năng cần thực hiện cho một sản phẩm hoặc cho một Sprint cụ thể.

Scrum là gì trong Jira?

Scrum là một phương pháp làm việc theo Agile, trong đó sản phẩm được phát triển thông qua các vòng lặp ngắn gọi là Sprint, giúp đội nhóm liên tục cải tiến và điều chỉnh trong quá trình thực hiện.

Scrum of Scrums là gì?

Scrum of Scrums là một kỹ thuật dùng để mở rộng mô hình Scrum cho các dự án có nhiều đội cùng tham gia. Cách làm này thường được áp dụng trong các chương trình quản lý dự án quy mô lớn (program management).

Board trong Jira là gì?

Board là công cụ trực quan giúp hiển thị các công việc theo từng bước trong quy trình làm việc. Tùy theo phương pháp Agile áp dụng, Board sẽ có cách thể hiện khác nhau.

Ví dụ:

• Bảng Scrum hiển thị các công việc được chuyển từ Product Backlog sang Sprint Backlog
• Bảng Kanban thường gồm các trạng thái như To Do, In Progress, Done

Burndown Chart là gì?

Burndown Chart là biểu đồ thể hiện khối lượng công việc cần hoàn thành và khối lượng công việc đã hoàn thành thực tế trong một Sprint.

Daily Stand-up là gì?

Daily Stand-up là cuộc họp ngắn khoảng 15 phút, thường diễn ra vào đầu ngày làm việc. Cuộc họp này giúp các thành viên nắm được tiến độ công việc của ngày hôm trước và những việc cần làm tiếp theo.

Epic là gì trong Jira?

Epic là một hạng mục công việc lớn, thường được chia nhỏ thành nhiều Issue hoặc User Story để dễ quản lý. Một Epic có thể cần nhiều Sprint khác nhau mới hoàn thành.

Issue là gì?

Issue là đơn vị công việc cơ bản trong Jira, bao gồm các loại như Task, Bug, Story hoặc Epic. Mỗi Issue sẽ đi qua một quy trình từ khi được tạo cho đến khi hoàn tất.

Task (Nhiệm vụ) là gì?

Task là một công việc hoặc hoạt động cụ thể cần được thực hiện trong phạm vi của dự án.

Sub-task (Nhiệm vụ con) là gì?

Sub-task là một công việc nhỏ hơn, nằm bên trong một Issue lớn và được thực hiện như một phần của Issue đó.

User Story là gì?

User Story là một yêu cầu được mô tả từ góc nhìn của người dùng cuối. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong các dự án Agile để thể hiện chức năng mà sản phẩm cần cung cấp.

Swimlane là gì?

Swimlane là cách phân loại các công việc trên Board, giúp đội nhóm dễ dàng xác định công việc nào cần được ưu tiên hoặc thực hiện trước.

Velocity là gì trong Jira?

Velocity là chỉ số dùng để đo lường khối lượng công việc mà một đội có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định.

Cumulative Flow Diagram (CFD) là gì?

CFD là biểu đồ thể hiện trạng thái của các Issue trong một khoảng thời gian nhất định.

• Trục ngang (x) biểu thị thời gian
• Trục dọc (y) biểu thị các Issue
  Mỗi vùng màu trong biểu đồ tương ứng với một trạng thái trong luồng công việc, ví dụ như các cột trên Board.

Iteration là gì?

Iteration là cách dự án được triển khai thông qua các giai đoạn lặp đi lặp lại, giúp đội nhóm từng bước hoàn thiện sản phẩm.

Wallboard là gì?

Wallboard là một bảng hiển thị lớn (có thể là bảng viết tay hoặc bảng điện tử) được đặt ở vị trí dễ quan sát, dùng để trình bày các dữ liệu quan trọng liên quan đến hoạt động của đội phát triển.

Status (Trạng thái) là gì?

Status thể hiện tình trạng hiện tại của một Issue, ví dụ như To Do (Cần làm), In Progress (Đang thực hiện) hoặc Done (Hoàn thành).

Label (Nhãn) là gì?

Label là các thẻ được gắn vào Issue nhằm mục đích phân loại và hỗ trợ tìm kiếm Issue một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.

So sánh Jira với Trello và Asana

Thị trường công cụ quản lý dự án rất sôi động. Để biết phần mềm Jira khác biệt ra sao so với các đối thủ, hãy cùng xem bảng so sánh nhanh dưới đây.

Jira vs Trello

Trello (cũng thuộc Atlassian) nổi tiếng với sự đơn giản.

• Trello: Phù hợp cho cá nhân, team nhỏ, quy trình đơn giản, thích giao diện trực quan dạng thẻ. Không mạnh về báo cáo và quy trình phức tạp.
• Jira: Phù hợp cho team phần mềm, quy trình chặt chẽ, cần báo cáo chi tiết.
• Lời khuyên: Nếu bạn chỉ cần một cái bảng để nhớ việc, dùng Trello. Nếu bạn cần quản lý một dự án phần mềm với 20 người, hãy dùng Jira.

Jira vs Asana

Asana là đối thủ nặng ký ở phân khúc Business (Non-tech).

• Asana: Giao diện đẹp, thân thiện, dễ dùng ngay lập tức. Mạnh về List view và quản lý task đa năng cho Marketing/Sales.
• Jira: Giao diện “kỹ thuật” hơn. Mạnh về khả năng tùy biến sâu và tích hợp với code.
• Lời khuyên: Nếu công ty bạn thiên về sáng tạo, Marketing, Asana có thể dễ chịu hơn. Nếu công ty bạn làm về Tech, Product, Jira là lựa chọn số 1.

Jira có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và người mới không?

Nỗi lo lớn nhất của người tìm kiếm công cụ Jira chính là sự phức tạp và chi phí. Liệu SME (Doanh nghiệp vừa và nhỏ) hay Startup có nên dùng Jira?

Câu trả lời là: Có, nhưng cần cân nhắc.

Trường hợp nên dùng

• Bạn có kế hoạch mở rộng nhân sự nhanh chóng.
• Bạn làm việc trong lĩnh vực công nghệ, lập trình.
• Bạn muốn xây dựng văn hóa Agile/Scrum bài bản ngay từ đầu.
• Đặc biệt: Jira hiện có gói Free (Miễn phí) trọn đời cho tối đa 10 người dùng. Đây là cơ hội tuyệt vời để các nhóm nhỏ trải nghiệm đầy đủ tính năng mà không tốn phí.

Trường hợp cần cân nhắc

• Đội ngũ của bạn hoàn toàn không rành công nghệ.
• Quy trình làm việc của bạn cực kỳ đơn giản và ít thay đổi.
• Bạn không có thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới.
  Lúc này, các công cụ đơn giản hơn như Trello hay Excel online có thể là bước đệm phù hợp hơn trước khi chuyển sang Jira.

Lời khuyên cho người mới

Nếu quyết định dùng Jira, đừng cố gắng sử dụng hết 100% tính năng ngay lập tức. Hãy bắt đầu đơn giản:

• Tạo một dự án mẫu (Template: Kanban).
• Mời thành viên vào.
• Tạo các cột trạng thái cơ bản (To do – Doing – Done).
• Tập thói quen tạo task và di chuyển task mỗi ngày.
• Khi đã quen, hãy bắt đầu tìm hiểu về Workflow tùy chỉnh hay Báo cáo nâng cao.

Hướng dẫn cách sử dụng Jira cho thành viên dự án

Dưới đây là cách sử dụng jira cơ bản cho người mới:

Cách tạo Issue mới trên Jira

Để tạo một Issue mới trong Jira, bạn thực hiện theo các bước sau:

Nhấn vào nút Create trên thanh công cụ phía trên (top bar).

Điền đầy đủ các thông tin cần thiết cho Issue, bao gồm:

• Tên dự án
• Loại Issue (ví dụ: Task, Bug, Story, Epic)
• Tóm tắt nội dung
• Mức độ ưu tiên
• Thời gian hoàn thành dự kiến
• Người chịu trách nhiệm
• Môi trường kiểm thử
• Mô tả chi tiết
• Ước lượng thời gian thực hiện
• Tệp đính kèm (nếu có)

Sau khi nhập thông tin, bạn có thể tùy chỉnh các trường hiển thị của Issue theo nhu cầu:

• Chọn Configure Fields > Custom.
• Tại đây, bạn có thể chọn hiển thị hoặc ẩn các trường thông tin mong muốn, hoặc chọn All để hiển thị toàn bộ các trường có sẵn.

Cách tương tác và quản lý Issue trong Jira

Jira cung cấp nhiều công cụ giúp bạn thao tác và quản lý Issue hiệu quả hơn trong quá trình làm việc:

Quản lý tệp đính kèm

Bạn có thể dễ dàng sắp xếp, phân loại và quản lý các tệp đính kèm liên quan trực tiếp đến từng Issue.

Sao chép Issue (Clone Issue)

• Mở Issue mà bạn muốn sao chép.
• Chọn More > Clone để tạo một Issue mới với nội dung tương tự.

Chuyển đổi giữa Issue và Sub-task

• Chọn Issue hoặc Sub-task cần chuyển đổi.
• Chọn More > Convert to Issue hoặc Convert to Sub-Task để thay đổi loại phù hợp.

Bình chọn cho Issue (Vote for Issue)

Tính năng này cho phép người dùng bình chọn cho những Issue mà họ quan tâm hoặc muốn được ưu tiên xử lý.

Gắn nhãn để theo dõi Issue (Labels)

• Mở Issue cần phân loại.
• Chọn More > Labels để thêm hoặc xóa nhãn, giúp việc tìm kiếm và quản lý Issue về sau trở nên thuận tiện hơn.

Cách tìm kiếm Issue trên Jira

Jira hỗ trợ nhiều phương thức tìm kiếm khác nhau, giúp bạn nhanh chóng truy xuất thông tin cần thiết:

Tìm kiếm nhanh (Quick Search)

Nhập từ khóa vào ô Quick Search và nhấn Enter để tìm kiếm ngay lập tức.

Tìm kiếm cơ bản (Basic Search)

• Trên thanh tiêu đề (header bar), chọn Issues.
• Nhấn Search for issues để tìm kiếm theo giao diện cơ bản.

Tìm kiếm nâng cao (Advanced Search)

• Từ menu Issues, chọn Search for issues > Advanced.
• Sử dụng JQL (Jira Query Language) để thực hiện các truy vấn tìm kiếm chi tiết và linh hoạt hơn.

Cách thao tác với kết quả tìm kiếm Issue

Sau khi có danh sách kết quả tìm kiếm, bạn có thể tùy chỉnh và quản lý hiển thị theo nhu cầu:

• Tùy chỉnh giao diện hiển thị: Chuyển đổi giữa List view và Detail view.
• Thay đổi thứ tự sắp xếp: Nhấn vào tên cột để sắp xếp Issue theo tiêu chí mong muốn.
• Ẩn hoặc hiển thị cột: Chọn Columns và đánh dấu các cột cần hiển thị hoặc ẩn đi.
• Di chuyển vị trí cột: Kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột.
• Xem chi tiết Issue: Nhấn vào tiêu đề hoặc tên Issue để xem toàn bộ thông tin chi tiết.

Cách tạo và quản lý bộ lọc tìm kiếm (Filters) trong Jira

Jira cho phép người dùng tạo và quản lý các bộ lọc nhằm cá nhân hóa cách hiển thị Issue theo nhu cầu làm việc.

Các loại bộ lọc phổ biến:

• Bộ lọc hệ thống (System Filter): Là các bộ lọc có sẵn do hệ thống cung cấp, chẳng hạn như tất cả Issue, Issue đã xem gần đây, báo cáo của bạn hoặc các Issue bạn đã tạo.
• Bộ lọc yêu thích (Favorite Filter): Là các bộ lọc do người dùng tự tạo và lưu lại, thường được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái để dễ dàng truy cập.

Các thao tác quản lý bộ lọc

Sau khi tạo và lưu bộ lọc, Jira cung cấp nhiều tùy chọn để bạn quản lý chúng:

• Theo dõi bộ lọc để nhận thông báo khi có thay đổi
• Tìm kiếm bộ lọc
• Cập nhật bộ lọc hiện có
• Xóa các bộ lọc không còn cần thiết
• Tạo bộ lọc ẩn danh (Ad-hoc filters)
• Thêm bộ lọc vào danh sách yêu thích để truy cập nhanh
• Chia sẻ bộ lọc với các thành viên khác trong nhóm

Báo cáo (Reports) trong Jira

Một trong những điểm nổi bật của Jira là khả năng cung cấp đa dạng các loại báo cáo, giúp người quản lý dự án theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc một cách trực quan và hiệu quả. Một số báo cáo quan trọng thường được sử dụng bao gồm:

• Báo cáo thống kê Issue theo thời gian: Thể hiện xu hướng số lượng Issue được tạo, xử lý hoặc đóng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Biểu đồ trạng thái Issue: Minh họa tỷ lệ Issue đang ở các trạng thái khác nhau như To Do, In Progress, Done dưới dạng biểu đồ tròn hoặc biểu đồ cột, dựa trên tiêu chí thống kê được lựa chọn.
• Báo cáo khối lượng công việc: Cung cấp dữ liệu về số lượng Issue được tạo hoặc hoàn thành bởi từng thành viên, hỗ trợ đánh giá hiệu suất cá nhân và của cả nhóm.
• Báo cáo Burndown/Burnup Chart: Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc so với kế hoạch trong một Sprint hoặc toàn bộ dự án.

Giải pháp thay thế phần mềm Jira phù hợp doanh nghiệp Việt

Base Wework

Cùng vận hành theo phương pháp Agile, cả Jira và Base Wework đều hỗ trợ lập kế hoạch, làm việc nhóm, theo dõi tiến độ, báo cáo và tích hợp với các phần mềm khác ngay trên một nền tảng thống nhất.

Với bộ tính năng cơ bản tương đương nhiều giải pháp quốc tế, Base Wework đáp ứng tốt nhu cầu quản lý công việc và dự án của phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Đồng thời, Base Wework cũng được xem là giải pháp giúp khắc phục một số hạn chế thường gặp khi sử dụng Jira.

Chi phí sử dụng dễ tiếp cận

Một trong những điểm nổi bật của Base Wework là mức chi phí phù hợp với doanh nghiệp Việt, trong khi vẫn đảm bảo các tính năng đạt tiêu chuẩn quốc tế. Gói Starter cho phép sử dụng tối đa 30 tài khoản, đầy đủ tính năng, với chi phí khoảng 1 triệu VNĐ/tháng, tương đương 1,4 USD/người dùng/tháng.

Thiết lập nhanh, sử dụng hiệu quả ngay từ đầu

Quy trình thiết lập của Base Wework khá đơn giản, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Phần mềm vẫn phát huy hiệu quả ngay cả với các đầu việc hoặc dự án nhỏ, thông qua các tính năng như cập nhật kết quả và bình luận trực tiếp trên từng công việc.

Giao diện đơn giản, dễ làm quen

So với Jira, giao diện và cách sử dụng của Base Wework được thiết kế đơn giản hơn. Phần mềm hỗ trợ tiếng Việt hoàn toàn và có đội ngũ hỗ trợ, triển khai trực tiếp tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp ở mọi quy mô nhanh chóng sử dụng thành thạo.

Nếu Jira thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp công nghệ, thì Base Wework hướng đến các doanh nghiệp hoặc đội nhóm làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng, không giới hạn quy mô hay lĩnh vực.

AMIS Công Việc

Hỗ trợ quản lý theo phương pháp Agile tương tự Jira, AMIS Công Việc là phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý dự án toàn diện, từ lập kế hoạch, cộng tác, theo dõi tiến độ – hiệu suất đến báo cáo, tất cả trên một nền tảng duy nhất.

AMIS Công Việc tập trung giải quyết các điểm còn hạn chế của Jira, mang đến một giải pháp quản lý công việc dễ sử dụng, linh hoạt và phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt Nam.

Giao diện trực quan, 100% tiếng Việt

AMIS Công Việc sở hữu giao diện thân thiện, hỗ trợ hoàn toàn bằng tiếng Việt, giúp người dùng thao tác dễ dàng mà không cần mất nhiều thời gian đào tạo.

Triển khai nhanh, linh hoạt theo quy trình doanh nghiệp

Phần mềm có thể triển khai ngay lập tức và cho phép tùy chỉnh theo quy trình làm việc riêng của từng doanh nghiệp, giúp đội nhóm tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Chi phí hợp lý, tối ưu ngân sách

AMIS Công Việc cung cấp mức giá linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp. Ví dụ, gói Premium cho tối đa 20 người dùng có chi phí khoảng 716.000 VNĐ/tháng, tương đương 1,4 USD/người dùng/tháng, vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng cần thiết.

Các tính năng nổi bật của AMIS Công Việc

• Lập kế hoạch và giao việc linh hoạt: Cho phép khởi tạo danh sách công việc theo từng phòng ban hoặc dự án, giao việc đến từng nhân sự kèm deadline, mô tả và tài liệu liên quan.
• Theo dõi tiến độ công việc và dự án theo thời gian thực: Quản lý có thể chủ động nắm bắt tiến độ công việc của từng phòng ban hoặc dự án, so sánh thời gian thực tế với kế hoạch, biết rõ ai đang phụ trách công việc nào và nhận thông báo ngay khi phát sinh vấn đề.
• Giao tiếp nội bộ tập trung trên một nền tảng: Đội ngũ có thể bình luận, trao đổi, quản lý tài liệu hoặc gửi đề xuất trực tiếp trên từng đầu việc, giúp thông tin không bị phân tán.
• Tự động hóa quy trình phối hợp công việc: Dễ dàng thiết lập các bước thực hiện công việc, phân công nhân sự, chỉ định người liên quan và trao đổi để thống nhất trong suốt quá trình làm việc.
• Cảnh báo và nhắc việc thông minh: Phần mềm tự động cảnh báo tiến độ, nhắc việc khi sắp đến hạn và gửi thông báo đến các bên liên quan để kịp thời hỗ trợ.
• Đo lường hiệu suất nhân viên tự động: Hiệu suất làm việc của từng nhân sự như khối lượng công việc, tỷ lệ hoàn thành, mức độ cam kết được hệ thống đánh giá và cập nhật theo thời gian thực.

Lưu ý khi lựa chọn phần mềm thay thế Jira:

Khi áp dụng bất kỳ phần mềm quản lý công việc nào, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc mức độ phù hợp về tính năng và chi phí sử dụng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của mình.

Kết luận

Qua bài viết này, InterData hy vọng bạn đã có câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi phần mềm Jira là gì. Không chỉ là một công cụ theo dõi lỗi, Jira đã vươn mình trở thành nền tảng quản lý công việc toàn diện, đặc biệt mạnh mẽ cho các mô hình làm việc hiện đại như Agile và Scrum.

Dù có rào cản về độ phức tạp khi mới bắt đầu, nhưng lợi ích về sự minh bạch, quy trình chuẩn hóa và khả năng báo cáo mà Jira mang lại là vô giá đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để đưa đội ngũ thoát khỏi cảnh “rối như tơ vò”, Jira chính là cái tên đáng để thử nghiệm ngay hôm nay.