Nếu bạn đang kinh doanh online, bán hàng qua mạng xã hội hoặc website thì quản lý đơn hàng là một trong những công việc bạn không thể bỏ qua. Quản lý đơn hàng không chỉ giúp bạn tăng doanh thu, giảm chi phí mà còn nâng cao uy tín và sự hài lòng của khách hàng.
Trong bài viết này, InterData sẽ giới thiệu cho bạn về quản lý đơn hàng là gì, lợi ích mang lại, quy trình, phương pháp quản lý đơn hàng như thế nào và giới thiệu đến bạn các phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả nhất.
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là quá trình theo dõi và điều phối các hoạt động liên quan đến việc nhận, xử lý, giao và thanh toán đơn hàng của khách hàng trong kinh doanh.
Quản lý đơn hàng bao gồm nhiều bước khác nhau từ việc xác nhận đơn hàng, kiểm tra kho hàng, đóng gói, vận chuyển, giao nhận hàng hóa, đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh như: xử lý đơn hàng trả về, hoàn tiền, khiếu nại,…
Có nhiều hình thức quản lý đơn hàng khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh. Một số hình thức quản lý phổ biến là:
- Quản lý trực tiếp: Phân chia nhân viên thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm chịu trách nhiệm cho một số lượng đơn hàng cụ thể dưới sự giám sát của trưởng nhóm.
- Quản lý theo chức năng: Phân chia nhân viên theo các bộ phận chức năng, ví dụ như bộ phận lấy hàng, bộ phận đóng gói, bộ phận vận chuyển, bộ phận hỗ trợ khách hàng,…
- Quản lý theo sản phẩm: Phân loại sản phẩm thành các nhóm và giao cho các nhân viên chuyên về từng nhóm sản phẩm.
- Quản lý theo địa lý: Phân khách hàng thành các khu vực khác nhau và áp dụng các phương pháp quản lý đơn hàng phù hợp với từng khu vực.
Quản lý đơn hàng là làm những gì?
Quản lý đơn hàng là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và trách nhiệm cao. Một người quản lý đơn hàng cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nhận đơn hàng từ khách hàng và hướng dẫn họ cách lên đơn hàng một cách chính xác và hiệu quả.
- Lập kế hoạch xử lý đơn hàng theo tiêu chuẩn của khách hàng và công ty.
- Theo dõi và cập nhật liên tục trạng thái của đơn hàng giữa các bộ phận như kỹ thuật, vật tư, giao nhận hàng hóa,…
- Làm việc với nhà cung cấp/các bộ phận để đảm bảo nguyên vật liệu đủ số lượng và chất lượng cho quy trình xử lý đơn hàng.
- Kiểm tra và giám sát tiến độ xử lý đơn hàng, phối hợp giữa các bộ phận và đưa ra giải pháp khi có vấn đề xảy ra.
- Liên hệ với khách hàng để thông báo thêm yêu cầu hoặc giải quyết những thắc mắc liên quan đến đơn hàng.
- Ghi nhận, báo cáo chi phí, doanh thu và các khoản phát sinh liên quan đến đơn hàng cho bộ phận tài chính.
Lợi ích của việc quản lý đơn hàng
Việc quản lý đơn hàng là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại công nghệ số hiện nay. Quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau:
- Tăng năng suất làm việc của nhân viên: Quản lý đơn hàng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức khi không phải nhập liệu, tra cứu hay báo cáo thủ công. Nhân viên có thể tập trung vào các công việc chuyên môn hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
- Tối ưu hóa quy trình vận hành và chi phí: Quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp giảm thiểu các sai sót, lỗi thất thoát hay trễ hẹn trong quá trình giao nhận hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện uy tín thương hiệu.
- Thu thập dữ liệu và đưa ra quyết định chiến lược: Quản lý đơn hàng cung cấp cho doanh nghiệp các dữ liệu về xu hướng mua hàng, hành vi khách hàng, hiệu quả hoạt động và cạnh tranh của doanh nghiệp. Dựa trên các dữ liệu này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược về sản phẩm, giá cả, khuyến mãi, marketing và phát triển kinh doanh.
Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý đơn hàng. Bạn cần tiếp nhận đơn hàng từ các kênh bán hàng khác nhau như website, điện thoại, email, mạng xã hội,… Bạn cần ghi nhận các thông tin cơ bản của đơn hàng như tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, sản phẩm, số lượng, giá tiền, hình thức thanh toán và thời gian giao hàng mong muốn.
Bạn cũng cần kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng cũng như xác minh thông tin khách hàng, kiểm tra mã giảm giá hoặc áp dụng các chính sách ưu đãi nếu có.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Sau khi tiếp nhận đơn hàng, bạn cần kiểm tra hàng tồn kho để đảm bảo rằng bạn có đủ số lượng sản phẩm để giao cho khách hàng. Nếu sản phẩm có sẵn trong kho, bạn cần xác nhận trạng thái giao hàng. Nếu sản phẩm hết hàng hoặc không có sẵn trong kho, bạn cần liên hệ với khách hàng để thông báo tình trạng và thỏa thuận về việc hủy đơn hàng, đổi sản phẩm khác hoặc chờ thêm thời gian nhập hàng.
Bước 3: Xác nhận đơn hàng
Trước khi giao hàng, bạn cần xác nhận lại với khách hàng về các thông tin của đơn hàng như sản phẩm, số lượng, giá tiền, hình thức thanh toán và thời gian giao hàng. Bạn cũng cần thông báo cho khách hàng về mã vận đơn và số điện thoại của nhân viên giao hàng để khách hàng có thể theo dõi trạng thái của đơn hàng.
Bạn nên xác nhận đơn hàng qua các kênh liên lạc chính thức của doanh nghiệp như email, tin nhắn điện thoại hoặc cuộc gọi.
Bước 4: Đóng gói hàng hóa
Đây là bước quan trọng để bảo vệ sản phẩm khỏi các tác động bên ngoài trong quá trình vận chuyển. Bạn cần chọn loại bao bì phù hợp với kích thước và tính chất của sản phẩm. Bạn cũng cần dán tem nhãn hoặc in thông tin của đơn hàng lên bao bì để dễ dàng nhận biết. Bạn nên sử dụng các vật liệu bảo vệ khác như túi khí, mút xốp hoặc giấy gói để giảm thiểu rủi ro hư hỏng.
Bước 5: Giao hàng
Sau khi hoàn tất đóng gói, bạn cần gửi sản phẩm cho bên vận chuyển hoặc nhân viên giao hàng của doanh nghiệp. Bạn cần chọn phương thức vận chuyển phù hợp với yêu cầu của khách hàng như giao hàng nhanh, giao hàng tiết kiệm hoặc giao hàng miễn phí. Bạn cần theo dõi trạng thái của đơn hàng trên hệ thống của công ty vận chuyển và cập nhật cho khách hàng nếu có bất kỳ thay đổi nào.
Bước 6: Giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng
Để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và tăng cường uy tín cho doanh nghiệp, bạn không nên bỏ qua bước cuối cùng này. Bạn cần tiếp nhận và giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng như khiếu nại, đổi trả, hoàn tiền, bảo hành hoặc tư vấn sử dụng sản phẩm,…
Lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, xử lý nhanh chóng và c huyên nghiệp và đưa ra các giải pháp hợp lý và hài lòng cho khách hàng là những việc cần làm để “giữ chân” khách hàng tiềm năng.
Cách quản lý đơn hàng hiệu quả
Quản lý đơn hàng là một trong những hoạt động then chốt của mọi doanh nghiệp bán hàng. Để quản lý đơn hàng hiệu quả, bạn cần có một hệ thống và một quy trình rõ ràng, minh bạch và linh hoạt.
Trong bài viết này, InterData sẽ giới thiệu cho bạn một số cách để quản lý đơn hàng hiệu quả, giúp bạn tăng doanh số, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng trong quá trình quản lý đơn hàng. Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, tránh tình trạng thiếu hàng, dư thừa hàng hoặc hư hỏng hàng.
Hàng tồn kho ảnh hưởng đến khả năng cung cấp hàng hóa cho khách hàng và tạo ra doanh thu. Để tránh tình trạng này, bạn cần cân đối kho giữa kinh doanh trực tuyến và kinh doanh tại cửa hàng một cách hiệu quả.
Bạn cũng cần kiểm hàng thường xuyên và sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho thông minh để đảm bảo không có sự lệch kho. Ngoài ra, bạn nên đồng bộ hàng tồn kho giữa các kênh bán hàng online khác nhau để không gặp tình trạng hết hàng mà không hay biết.
Tự động hóa quy trình
Tự động hóa quy trình là một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc quản lý đơn hàng. Bạn có thể sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ để tự động hóa các bước như nhận đơn, xác nhận đơn, giao hàng, thanh toán và hoàn trả.
Tự động hóa quy trình sẽ giúp bạn giảm thiểu sai sót, tăng năng suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng
Một trong những công cụ hỗ trợ quản lý đơn hàng hiệu quả là phần mềm quản lý đơn hàng. Phần mềm này sẽ giúp bạn theo dõi và xử lý các đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau, tích hợp với các nhà vận chuyển và các cổng thanh toán, tạo ra các báo cáo và thống kê chi tiết về doanh thu, chi phí và hiệu suất.
Bạn có thể chọn phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.
Phân loại hàng hóa
Phân loại hàng hóa là một cách quan trọng để tối ưu hóa việc quản lý đơn hàng. Bạn nên phân loại hàng hóa theo các tiêu chí như loại sản phẩm, giá trị sản phẩm, kích thước sản phẩm, khối lượng sản phẩm và thời gian giao hàng.
Phân loại các hàng hóa sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho, chọn phương thức vận chuyển phù hợp và ưu tiên xử lý các đơn hàng quan trọng.
Chăm sóc khách hàng
Chăm sóc khách hàng là một yếu tố không thể thiếu trong việc quản lý đơn hàng. Bạn nên luôn giữ liên lạc với khách hàng, thông báo tình trạng đơn hàng, giải quyết các vấn đề và khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Bạn cũng nên thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
4 phần mềm quản lý đơn hàng phổ biến hiện nay
1. Phần mềm Sapo Go – Quản lý đơn hàng
Sapo Go là ứng dụng quản lý đơn hàng online chuyên biệt cho các chủ shop online, hỗ trợ bạn quản lý mọi khía cạnh của kinh doanh online như đơn hàng, khách hàng, nhân viên, tồn kho, hàng hóa,…
Với Sapo Go, bạn có thể quản lý kinh doanh online một cách hiệu quả và tiện lợi hơn, giảm thiểu thời gian và chi phí nhân sự, đơn giản hóa công việc quản lý. Mức giá sử dụng hàng tháng ở mức vừa phải, chỉ từ 170.000 VNĐ/tháng.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm Sapo Go
- Kết nối với nhiều fanpage bán hàng khác nhau để quản lý comment, inbox một cách hiệu quả.
- Chốt đơn livestream nhanh chóng và chính xác.
- Thống kê chi tiết các đơn hàng của khách hàng, biết được sở thích, thói quen mua sắm của họ.
- Cập nhật trạng thái đơn hàng liên tục, giúp bạn theo dõi đơn hàng dễ dàng.
- Xem danh sách các đơn hàng bị hoàn trả và lý do trả hàng, giúp bạn cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Quản lý số lượng tồn kho chính xác và cập nhật theo thời gian thực.
- Theo dõi phí ship, công nợ, tiền COD một cách minh bạch và chính xác.
- In đơn hàng online, phiếu vận chuyển ngay sau khi tạo đơn trên hệ thống đặt hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.
- Sapo Go cho phép xem báo cáo đơn hàng và doanh thu bán hàng theo từng kênh bán hàng online.
- So sánh doanh thu theo các kênh bán hàng để biết được kênh nào mang lại hiệu quả cao nhất cho bạn.
2. TrustSales – Phần mềm quản lý đơn hàng online
TrustSales là phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh bán hàng chuyên nghiệp và tiện lợi cho các shop online. Bạn có thể quản lý tất cả các kênh bán hàng online trên Facebook như Fanpage, tài khoản cá nhân, nhóm,…
Phần mềm còn cho phép bạn phân quyền cho nhân viên, theo dõi doanh số và hiệu quả kinh doanh của shop mọi lúc mọi nơi. Để sử dụng phần mềm TrustSales, bạ cần trả mức phí từ 200.000 VNĐ/tháng đến 1.500.000 VNĐ/tháng.
Ưu điểm nổi bật của TrustSales
- Giao diện thân thiện, tương thích với nhiều loại thiết bị như điện thoại, máy tính, máy tính bảng,…
- Tăng cường hiệu quả kinh doanh trên Facebook bằng cách quản lý đồng bộ tất cả các kênh bán hàng, khách hàng, đơn hàng,…
- Giúp bạn quản lý và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác và minh bạch.
3. Phần mềm quản lý đơn hàng Haravan
Haravan là một phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh được ra mắt vào tháng 04/2014, và hiện đang phục vụ hơn 50.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực bán lẻ Omnichannel, Thương mại điện tử và Engagement Marketing.
Haravan cung cấp các giải pháp toàn diện cho các nhu cầu của doanh nghiệp bao gồm Omnichannel, HaraRetail, HaraSocial, HaraWeb,… Haravan đa dạng các gói với mức phí dao động từ 300.000 VNĐ/tháng đến 3.000.000/tháng tùy theo nhu cầu.
Ưu điểm nổi bật của Haravan
- Cho phép doanh nghiệp quản lý bán hàng đa kênh một cách thông minh, hiện đại và đồng bộ, bằng cách tích hợp các chức năng như quản lý đơn hàng, tồn kho, thu chi, công nợ,…
- Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch Marketing đa năng, bằng cách tích hợp các kênh quảng cáo như Google, Facebook, Chatbot MKT, các ứng dụng bán hàng, quản lý đơn hàng trên các sàn thương mại điện tử,…
- Giúp doanh nghiệp khai thác nhu cầu và quản lý dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả, bằng cách sử dụng các công cụ phân tích và tương tác.
- Có giao diện tinh gọn, thân thiện và dễ sử dụng.
4. Phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh CloudSALES
CloudSALES là một phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, không chỉ giúp bạn quản lý đơn hàng một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ bạn trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh khác.
Với CloudSALES, bạn có thể dễ dàng tính tiền bán hàng, quản lý tồn kho hàng hóa, quản lý thu chi, chăm sóc khách hàng và nhận được báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết và chính xác nhất.
CloudSALES là một giải pháp toàn diện cho nhu cầu quản lý bán hàng của bạn. Mức phí sử dụng phần mềm CloudSALES chỉ từ 50.000 VNĐ/tháng đến 125.000 VNĐ/tháng.
Ưu điểm nổi bật của CloudSALES
- Tìm kiếm, sửa đổi và theo dõi đơn hàng một cách thuận tiện.
- Nhập, xuất dữ liệu đơn hàng sang PDF và quản lý đơn hàng Excel để lưu trữ hoặc báo cáo.
- Đánh dấu những đơn hàng quan trọng để không bị bỏ lỡ hoặc chậm giao.
- Thu thập, xử lý và phân loại dữ liệu khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Lưu trữ dữ liệu khách hàng an toàn và đồng bộ trên nhiều kênh bán hàng.
- Tự động hóa quy trình bán hàng để tăng hiệu quả, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết này từ InterData đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý đơn hàng là gì, các quy trình để quản lý đơn hàng, phương pháp và phần mềm quản lý đơn hàng hiểu quả. Chúc bạn áp dụng thành công!