Kỹ năng viết Proposal là một kỹ năng rất quan trọng hiện nay. Vì vậy sẽ là một tổn thất rất lớn nếu các nhà tiếp thị thiếu kỹ năng này – đó là một trong những bí quyết thành công trong kinh doanh ngày nay. Vậy Proposal là gì? Vai trò của Proposal và cách để viết một bản Proposal hiệu quả? Hãy cùng InterData.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Proposal là gì?
Đầu tiên, Proposal là gì? Proposal là một tài liệu chính thức phác thảo giải pháp cho một vấn đề cụ thể hoặc cơ hội hợp tác. Đây là tài liệu được thiết kế nhằm thuyết phục người đọc hành động phù hợp với mong muốn của người đưa ra Proposal. Các Proposal có thể được viết cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm tài trợ, xây dựng quan hệ đối tác, hợp đồng thương mại và quản lý dự án.
Khi viết một Proposal, điều quan trọng là phải hiểu đối tượng mục tiêu của bạn và những gì họ muốn đạt được. Một Proposal được viết tốt phải cung cấp giải pháp rõ ràng cho một vấn đề hoặc cơ hội và chứng minh nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho đối tượng mục tiêu và các bên liên quan.
Proposal trong kinh doanh là gì?
Là một phần không thể thiếu trong kinh doanh, các Proposal phải thuyết phục khách hàng, thể hiện giá trị và lợi ích cũng như chiếm được lòng tin của họ. Proposal bao gồm các phần sau:
- Lý do bạn thực hiện dự án này là gì?
- Khi nào dự án sẽ diễn ra?
- Dự án sẽ được thực hiện và tổ chức ở đâu?
- Thời gian thực hiện dự án là bao lâu?
Vai trò của Proposal trong Marketing và kinh doanh
Với định nghĩa Proposal là gì, bạn phần nào đã biết vai trò của Proposal là trình bày ý tưởng. Nhưng thực tế, bản ý tưởng này còn mang những ý nghĩa lớn hơn thế.
Đối với Marketing
Vai trò của Proposal trong Marketing được chứng minh bằng tiềm năng thực hiện các ý tưởng sáng tạo quảng cáo. Thông qua phản hồi từ khách hàng, đối tác hay cấp trên, bộ phận marketing có thể cải tiến ý tưởng, tối ưu hóa kế hoạch, nâng cao hiệu quả truyền thông. Ở một mức độ nào đó, Proposal giống như một cuộc “ trưng cầu dân ý” trước khi bắt đầu thực hiện một dự án, cho thấy khả năng triển khai tiềm năng của các ý tưởng quảng cáo.
Thông qua phản hồi từ khách hàng, đối tác hay cấp trên, bộ phận marketing có thể cải tiến ý tưởng, tối ưu hóa kế hoạch, nâng cao hiệu quả truyền thông. Ở một khía cạnh nào đó, đề xuất này giống như một “cuộc trưng cầu dân ý” trước khi bắt đầu triển khai dự án.
Đối với doanh nghiệp
Proposal là gì? có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp? Đó là về việc khảo sát ý kiến và cải thiện vị thế cạnh tranh của bạn.
Đầu tiên, giống như các đề xuất trong tiếp thị, đề xuất ý tưởng kinh doanh sẽ là một cuộc khảo sát nhỏ được thực hiện trước khi triển khai kế hoạch bán hàng mới. Thông qua phản hồi từ đối tác và khách hàng, các công ty biết được tỷ lệ thành công của mình là bao nhiêu và những gì cần cải thiện.
Thứ hai, hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng hoặc đối tác. Rõ ràng, việc doanh nghiệp gửi Proposal thể hiện sự tôn trọng đối với bạn và để lại ấn tượng ít nhiều tích cực. Không nói đến hiệu quả thương mại mà một Proposal mẫu mực, chi tiết, cẩn thận và chắc chắn sẽ giúp nâng cao vị thế của người bán trong tâm trí người tiêu dùng và đối tác so với các thương hiệu cạnh tranh.
Ngoài ra, đây còn là một trong những kênh quảng bá hình ảnh doanh nghiệp và các sản phẩm, dịch vụ cung cấp.
Các loại proposal phổ biến
Bạn có thể thắc mắc tại sao kỹ năng viết proposal lại quan trọng đến vậy. Proposal là một tài liệu chuyên biệt mà bạn viết để phác thảo ý định của mình về một kế hoạch, thỏa thuận hoặc dự án. Các mẫu proposal phổ biến bao gồm:
- Proposal phát hành sách: Thông thường, một số nhà văn, nhà thơ hoặc tác giả sách gửi Proposal nhằm thu hút hoặc kêu gọi các nhà xuất bản đầu tư vào ấn phẩm của họ.
- Proposal nghiên cứu: Được coi là loại Proposal phổ biến nhất trong khoa học và giáo dục, đề xuất nghiên cứu nêu ra các câu hỏi, phương pháp và mục đích của một dự án nghiên cứu.
- Proposal kinh doanh: Thông thường, một Proposal kinh doanh đưa ra thỏa thuận giữa công ty và khách hàng, thường nêu chi tiết việc trao đổi dịch vụ, hàng hóa hoặc thanh toán.
File Proposal gồm những gì?
Để viết được một bản Proposal hoàn chỉnh, dễ dàng truyền đạt đúng mục đích đến đối tượng mục tiêu, trước hết doanh nghiệp hay đặc biệt là account cần hiểu rõ về cấu trúc cũng như cách thức trình bày các thành phần. Proposal bao gồm 4 phần sau:
Phần 1: Giới thiệu Proposal
Giới thiệu Proposal là rất quan trọng để thu hút độc giả của bạn. Cần câu trả lời cho các câu hỏi như: Bài viết này đề cập đến nội dung và vấn đề gì? Ai tham gia vào khía cạnh này của Proposal? Tên dự án, tổ chức và ý tưởng phải được giới thiệu cũng như thông tin về bạn/công ty. Bạn nên mô tả ngắn gọn mục đích và nội dung dự án của mình cũng như cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ. Đặt một tiêu đề ngắn gọn ở trên cùng để thể hiện ý tưởng của bạn và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Phần 2: Đặt khách hàng/đối tác là trọng tâm
Một yếu tố quan trọng của một đề xuất thành công thường đến từ khả năng hiểu biết về khách hàng và đối tác. Ở phần này, cần trả lời các câu hỏi “tại sao”, “khi nào” và “nơi nào” để thể hiện sự nhận thức về nhu cầu và mong muốn của họ. Nội dung phải bao gồm lý do đề xuất dự án, nhu cầu của khách hàng và lợi ích mà họ sẽ thu được. Thông tin này cũng bao gồm thời gian, địa điểm, các giai đoạn của dự án và ngân sách dự kiến.
Việc tổng hợp thông tin một cách chi tiết và chân thành sẽ để lại ấn tượng lâu dài và quyết định sự thành công trong tương lai của doanh nghiệp bạn.
Phần 3: Mô tả chi tiết dự những gì dự án thực hiện
Phần tiếp theo sau khi xác định được nhu cầu và mối quan tâm của khách hàng là đưa ra các giải pháp cụ thể và chi tiết. Phần này trả lời câu hỏi “How” bằng cách mô tả cụ thể chương trình sẽ hoạt động như thế nào, những lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được, họ sẽ cảm thấy thế nào sau khi chọn chương trình và các chi phí liên quan.
Dù đó là một đề xuất đơn giản hay chi tiết, điều quan trọng nhất là phải truyền đạt một cách rõ ràng những ý tưởng cốt lõi và đảm bảo rằng khách hàng có thể nhận thức được tiềm năng và cơ hội thành công của dự án thông qua bản đề xuất.
Phần 4: Chứng minh năng lực và kinh nghiệm
Phần cuối cùng của đề xuất tập trung vào khả năng thực hiện thành công dự án. Để làm điều này, bạn cần cung cấp thông tin về lịch sử và sự phát triển của công ty, các thành tựu, giải thưởng, danh hiệu, dự án đã thực hiện và kết quả đã đạt được, kinh nghiệm và chuyên môn của nhân viên, cùng với danh sách các đối tác mà công ty đã hợp tác.
Mục tiêu là xây dựng niềm tin và sự tin tưởng trong tâm trí của khách hàng, giúp họ đưa ra quyết định đầu tư vào dự án sau khi xem xét và thấy thuyết phục từ bản đề xuất chi tiết.
Một số lưu ý trước khi bắt đầu viết proposal
Hiểu rõ đối tượng đọc: Khi viết proposal, hãy luôn lưu ý đến đối tượng của bạn. Mục đích của bản đề xuất không chỉ là trình bày chi tiết dự án mà còn thu hút sự chú ý của người đọc.
Thuyết phục: Thuyết phục rất quan trọng trong một proposal vì mục tiêu của bạn là khiến đối tác hoặc khách hàng chấp nhận đề xuất. Nếu dự án không hấp dẫn khán giả, họ có thể từ chối đề xuất.
Nghiên cứu kỹ lưỡng: Một proposal hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị và nghiên cứu cẩn thận để chứng minh vấn đề. Ngoài ra, hãy cung cấp giải pháp thông qua các nguồn thông tin, nghiên cứu, số liệu hoặc biểu đồ đáng tin cậy. Khi viết, hãy đặt mình vào vị trí của người đọc và trả lời những câu hỏi quan trọng, chẳng hạn như:
- Tại sao điều này lại quan trọng?
- Giải pháp của bạn hiệu quả như thế nào?
- Có ai đã giải quyết được vấn đề này trước đây chưa?
- Dự án sẽ có giá bao nhiêu?
Những sai lầm thường gặp khi viết Proposal
Những đề xuất (proposal) đóng vai trò quan trọng trong quá trình bán hàng, vì người mua thường muốn xem xét nhiều yếu tố hơn chỉ là giá cả và dịch vụ. Do đó, khi soạn thảo bản đề xuất, tránh những lỗi sau để không bỏ lỡ cơ hội với khách hàng.
Gây mất hứng thú của khách hàng
Những Proposal quá chi tiết dần dần trở nên quá dài dòng, khiến khách hàng mất thời gian sàng lọc thông tin và mất hứng thú với Proposal của bạn. Họ sẽ chọn bỏ qua Proposal của bạn để ủng hộ Proposal khác phục vụ kỹ lưỡng hơn.
Theo các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực: Proposal vừa chi tiết vừa súc tích, giải thích ngắn gọn những gì bạn muốn bày tỏ với khách hàng. Quá trình này sẽ tạo ra nhiều hứng thú cho khách hàng và giúp họ hiểu chi tiết về Proposal của bạn.
Quá tập trung vào kinh nghiệm và đối tác của bạn
Một số doanh nghiệp cho bạn biết quá nhiều về họ khi phát triển một bản Proposal. Họ nói về kỹ năng, giải thưởng và thành tích trong quá khứ của họ. Phần này nên được sử dụng để giới thiệu doanh nghiệp của bạn và phần cuối cùng phải là gợi ý tiếp thị về các sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp.
Các ý tưởng nội dung được Proposal tập trung hoàn toàn vào thông tin về kinh nghiệm, chuyên môn của doanh nghiệp. Nó chỉ khiến khách hàng thêm chán nản và khó chịu khi họ không nhìn thấy được những thông tin có giá trị trong Proposal của bạn. Không chỉ vậy, nó còn khiến khách hàng cảm thấy nội dung quá hoa mỹ, thiếu tính chân thực và dường như chẳng liên quan gì đến họ.
Sai lầm trong cấu trúc đề xuất tiếp thị và trình bày các vấn đề
Việc thuyết phục khách hàng phụ thuộc vào nội dung luôn ngắn gọn, liền mạch và hiệu quả. Thông thường, một bản Proposal chuyên nghiệp phải trả lời được những câu hỏi cơ bản trong đầu mỗi khách hàng:
- Dự án mang lại lợi ích gì cho khách hàng?
- Các Proposal tiếp thị và trình bày báo cáo vấn đề như thế nào?
- Có điều gì dư thừa trong Proposal của bạn cần được loại bỏ không?
- Làm thế nào để bạn kết nối mọi thứ sao cho hợp lý và có ý nghĩa?
Cách gây ấn tượng khi viết Proposal
Có một số cách để tạo ra một Proposal vừa đơn giản vừa ấn tượng mà không tốn quá nhiều thời gian của bạn. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đưa ra Proposal của mình chi tiết hơn.
Đầu tiên, hãy cố gắng tạo một đề xuất ngắn gọn, có ý nghĩa và dễ hiểu. Sau khi hoàn thành các tiêu chí trên, bạn cần tập trung vào những nội dung sau:
- Những mối quan tâm nào bạn cần giải quyết triệt để?
- Đối tượng chính của phương châm khái niệm đề xuất
- Những sản phẩm hoặc dịch vụ nào mà cả hai bên quan tâm?
Thứ hai
- Phân tích các chỉ số liên quan đến khách hàng
- Liệt kê các đối tượng liên quan
- Phân tích đối thủ cạnh tranh cân đối ngân sách
Một số công cụ tạo mẫu Proposal chuyên nghiệp
Ưu điểm của việc sử dụng mẫu Proposal là gì? Điều này giúp người thực hiện tiết kiệm thời gian, công sức và tìm ra cách trình bày mới, phù hợp nhất. Dưới đây là một số ví dụ về các nhà cung cấp Proposal mà bạn nên xem xét.
Canva
Bạn có thể tham khảo trên Canva và chọn mẫu Proposal phù hợp để thể hiện đúng phong cách, nội dung. Sau đó chỉnh sửa cho phù hợp với mục tiêu của bạn và tải xuống dưới dạng PDF, JPG hoặc PNG để in hoặc chia sẻ. Canva cung cấp nhiều mẫu Proposal cho các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau với thiết kế ấn tượng.
Freepik
Freepik đây là nguồn tài nguyên phổ biến khi bạn cần tìm những mẫu Proposal đẹp cho công việc sáng tạo. Trang web cung cấp các mẫu Proposal ấn tượng với chất lượng hình ảnh cao. Bạn có thể tham khảo hoặc tải xuống các mẫu này, tuy nhiên, các mẫu Proposal độc đáo thường yêu cầu phải trả phí để sử dụng.
Better Proposals
Better Proposals là website cung cấp các mẫu Proposal đẹp, giá khởi điểm từ 13$/tháng/tài khoản, bao gồm 10 bộ đề xuất chuyên nghiệp. Ngoài ra, nó còn tích hợp các tính năng hữu ích như chữ ký số, đo lường thiết kế và khả năng tùy chỉnh tên miền.
Proposify
Tương như Better Proposals, Proposify đây cũng là một trang website chuyên cung cấp cho khách hàng những proposal có sẵn. Đơn vị này tính phí cao hơn một chút là 19 USD/tháng vì cho phép sử dụng đồng thời 3 tài khoản. Ngoài ra, các tính năng đi kèm bao gồm: thông báo, đo lường, chữ ký số.
Qwilr
Cái tên thứ ba trong danh sách là Qwilr. Tuy nhiên, đây là đơn vị chuyên về các tài liệu liên quan đến marketing. Điều này sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào một hệ sinh thái phong phú bên cạnh các đề xuất mẫu. Đổi lại, giá cao hơn đáng kể so với Better hoặc Proposify, khoảng 29$/tháng cho 3 tài khoản.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm một số mẫu Proposal miễn phí để bổ sung thêm ý tưởng phát triển và xây dựng độc đáo hơn. Nhưng hãy lựa chọn cẩn thận trước khi sử dụng.
Ví dụ một bản proposal
Mẫu proposal kế hoạch kinh doanh này sẽ đưa ra bất kỳ đề xuất nào bạn đưa ra cho khách hàng ngay lập tức về độ tin cậy về mặt chuyên môn. Mẫu proposal kinh doanh hiện đại, rõ ràng và sáng tạo, có kích thước A4 và US Letter, có tổng cộng 24 trang và trình bày cho người xem bố cục dạng lưới sáu cột, giúp người dùng dễ đọc và dễ nhớ hơn.
Qua tất cả những chia sẻ trên, InterData.vn hy vọng sẽ mang đến những thông tin hữu ích giúp người đọc hiểu rõ tổng quan Proposal là gì? Bài viết cũng giúp bạn khám phá được vai trò của proposal cùng đó là một số lưu ý và cách để đưa ra những ý tưởng proposal hiệu quả. Hãy like và chia sẻ để lan tỏa thông tin hữu ích này nhé.