Workshop là từ đang trở nên rất phổ biến, và có lẽ đã nhiều lần bạn nghe đến từ “hội thảo” từ những người xung quanh. Tuy nhiên, định nghĩa về Workshop là gì chưa được thống nhất và còn có nhiều cách hiểu khác nhau.
Trong bài viết dưới đây Interdata.vn sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin tổng quát nhất về khái niệm Workshop là gì? Xác định được một buổi workshop như thế nào là hiệu quả và quy trình để tổ chức Workshop? Vì vậy, đừng bỏ lỡ bài viết này!
Khái niệm Workshop là gì?
Hiện nay, workshop dịch sang tiếng Việt được hiểu là các hoạt động tổ chức workshop như: hội thảo, đào tạo, trao đổi kiến thức, thử nghiệm do các chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm trong một lĩnh vực nhất định chủ trì.
Nhưng bất kể mục đích hay lĩnh vực là gì, một hội thảo thường có hai phần cơ bản:
- Phần thứ nhất: Phần đầu tiên của hội thảo là nơi các chuyên gia và diễn giả chia sẻ kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này và họ đã thành công.
- Phần thứ hai: Những người tham gia và chuyên gia sẽ thảo luận chuyên sâu về chủ đề hội thảo thông qua các câu hỏi, trao đổi, trò chuyện và các hoạt động khác.
Hội thảo có thể kéo dài từ vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào mức độ lớn mà người tổ chức mong muốn. Khi tham dự hội thảo, mọi người đều được khuyến khích tương tác và tích cực trao đổi ý kiến.
Bất kể chủ đề hội thảo là gì, những buổi chia sẻ thông tin và thử nghiệm các hoạt động mới này có thể giúp người tham gia thu được nhiều kiến thức hữu ích hơn từ những người có kinh nghiệm.
Bài viết của InterData.vn sẽ tập trung nhiều hơn vào các buổi hội thảo tại nơi làm việc và những yếu tố cần thiết để tổ chức các buổi hội thảo hiệu quả trong môi trường làm việc!
Hoạt động Workshop tại Việt Nam hiện nay
Các Workshop được tổ chức liên tục và rất phổ biến tại Việt Nam. Hầu như bất kỳ nghề nghiệp nào cũng có thể tổ chức và thu hút sự chú ý của người tham gia. Đặc biệt nếu có vấn đề tồn đọng nào nảy sinh trong cộng đồng, Workshop sẽ được tổ chức ngay lập tức, nơi các chuyên gia sẽ phân tích, đưa ra đề xuất và thảo luận với tất cả những người tham gia.
Tuy nhiên, việc tổ chức Workshop chưa phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam. Điều này khá đáng tiếc vì đây là chiến lược tiếp thị hoàn hảo để tiếp cận khách hàng của bạn.
Lợi ích của Workshop mang lại
Lợi ích của Workshop mang lại cho cá nhân và doanh nghiệp như:
Phát huy khả năng làm việc nhóm
Buổi workshop rất thú vị, không chỉ để nghe mà còn để thực hành. Vì vậy, bạn phải gần gũi với những người bạn chưa từng gặp, làm việc theo nhóm và làm việc cùng họ để hoàn thành các hoạt động hội thảo. Đây được coi là hình thức giao tiếp chủ động, không mang tính ép buộc.
Thúc đẩy khả năng tư duy, sáng tạo
Các hoạt động được giới hạn trong thời gian cho phép trong workshop và địa điểm được giới hạn trong khán phòng nhằm giúp kích thích khả năng tư duy của mọi người. Với những hạn chế về mọi mặt, mọi người cần phải tập trung cao độ và nghiêm túc trau dồi khả năng chịu đựng áp lực trong thời gian ngắn.
Kênh quảng bá thương hiệu tiết kiệm mà hiệu quả
Hiểu được workshop là gì sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền so với các chiến lược Marketing. Hội thảo có sự tham gia của nhiều người có nhu cầu và thực sự quan tâm đến cùng lĩnh vực nên khả năng nhắm đúng thị trường là rất cao. Có thể thấy hiệu quả của hội thảo cao hơn rất nhiều so với marketing truyền thống.
Các hình thức và chủ đề Workshop phổ biến
Tổ chức hội thảo tại nơi làm việc là một cách hiệu quả để giúp nhân viên chia sẻ thông tin, học hỏi và phát triển bản thân cũng như gắn kết hơn với công ty. Vậy các các loại workshop phổ biến là gì? InterData.vn đã khám phá có 3 loại:
Workshop đối với việc chia sẻ kiến thức
Các loại hình hội thảo chia sẻ kiến thức có quy mô từ hàng chục đến hàng trăm người và thời lượng kéo dài từ 2 đến 4 giờ. Các chuyên gia hoặc diễn giả trong một lĩnh vực nhất định sẽ chia sẻ những kinh nghiệm, kiến thức được đối chiếu và chắt lọc.
Thời gian còn lại sau giai đoạn chia sẻ kiến thức sẽ được dùng cho các phần hỏi đáp với khán giả và chuyên gia. Sau khi tiếp thu được những kiến thức mới và được giải đáp những thắc mắc một cách đáng tin cậy, người tham gia sẽ có thêm kinh nghiệm và áp dụng vào thực tế.
Hội thảo này thường được tổ chức trong nội bộ công ty và được coi là khóa đào tạo nhằm nâng cao chất lượng của nhân viên. Tại hội thảo, người tham dự có thể lắng nghe các diễn giả chia sẻ kinh nghiệm trong khi thực hành các công việc trong hội thảo để đảm bảo hội thảo được tiến hành hiệu quả. Người tham gia thường là những người muốn nâng cao chuyên môn của mình.
Workshop đối với việc thực hành
Workshop làm việc thường được tổ chức trong nội bộ công ty và được coi là khóa đào tạo nhằm nâng cao chất lượng của nhân viên.
Tại hội thảo, người tham dự có thể lắng nghe các diễn giả chia sẻ kinh nghiệm trong khi thực hành các công việc trong hội thảo để đảm bảo hội thảo được tiến hành hiệu quả. Người tham gia thường là những người muốn nâng cao chuyên môn của mình.
Workshop trong Marketing
Mục đích của tổ chức Workshop trong Marketing là để quảng bá một thương hiệu hoặc sản phẩm mới và thường có quy mô lớn, lên tới vài trăm người tham dự. Mọi thứ đều được chuẩn bị kỹ lưỡng để người tham gia có thể hiểu rõ nhất về sản phẩm.
Các hội thảo thường có sự tham dự của đại diện thương hiệu và mời các chuyên gia đưa ra lời khuyên tốt nhất về sản phẩm. Các hội thảo nhằm mục đích tiếp thị muốn truyền tải thông điệp thương hiệu của mình đến người tham dự một cách hiệu quả nhất.
Buổi workshop hiệu quả có các yếu tố nào?
Nếu bạn đã thực sự hiểu Workshop là gì thì chi tiết hơn, một buổi workshop tốt và hiệu quả sẽ bao gồm:
Quảng bá hội thảo rộng rãi
Bước đầu tiên để có một buổi hội thảo hiệu quả là quảng bá nó tới đối tượng mục tiêu của bạn. Bạn có thể sử dụng nhiều kênh liên lạc khác nhau như email, mạng nội bộ, poster, banner áp phích,…
Chủ đề rõ ràng, đáp ứng nhu cầu
Mục tiêu workshop là gì, là nên có mục tiêu rõ ràng, cụ thể được thông báo trước cho người tham gia và phù hợp với nhu cầu của họ.
Ví dụ: kiến thức bổ sung để quá trình làm việc hiệu quả hơn, hay kỹ năng quản lý công việc và thời gian mà mỗi nhân viên cần phải có và rèn luyện.
Điều này sẽ giúp người tham gia luôn quan tâm và tập trung vào các mục tiêu chính, từ đó sử dụng chúng vào công việc của mình.
Cách dẫn lôi cuốn
Ngoài kiến thức chính xác, các diễn giả và người hướng dẫn hội thảo cần có khả năng thu hút khán giả thông qua phong cách kể chuyện. Họ cũng cần biết cách tạo điều kiện và khuyến khích các cuộc thảo luận và chia sẻ ý kiến tích cực giữa các khán giả của mình.
Tài liệu hữu ích
Yếu tố nào tạo nên sự thành công của workshop? Để buổi hội thảo trở nên hấp dẫn hơn, người chủ trì hội thảo nên chuẩn bị các tài liệu, hình ảnh minh họa như slide, tờ rơi chứa đựng những thông tin ngắn gọn, sinh động.
Vấn đề chính được trao đổi trong khung thời gian của Workshop
Bởi vì hội thảo chỉ được tổ chức trong một thời gian giới hạn. Vì vậy, bạn không nên lãng phí thời gian học tập của mình vào những vấn đề nhỏ nhặt. Mỗi workshop được tổ chức trong một khoảng thời gian định sẵn.
Vì vậy, những workshop không có mục đích và tập trung cao độ vào các chủ đề, hoạt động chính sẽ nhận được phản hồi tốt.
Tổng kết và đồng thuận cuối cùng
Một hội thảo thành công khi người tham gia trả lời các câu hỏi liên quan đến chủ đề. Ngoài ra, tất cả các bên cần đạt được sự đồng thuận trí tuệ trước khi có thể hoàn thành.
Hỗ trợ hậu workshop
Sau workshop, ban tổ chức có thể hỗ trợ người tham gia bằng cách gửi thông tin cần thiết, truy cập các tài nguyên hữu ích,…
Đánh giá
Để làm cho hội thảo hiệu quả hơn, chúng nên được đo lường dựa trên các mẫu phản hồi, khảo sát hoặc nhận xét của người tham gia. Điều này cũng thể hiện nỗ lực của ban tổ chức để làm tốt hơn và để lại ấn tượng tích cực trong lòng khán giả
Một cuộc họp có hiệu quả khi người tổ chức đạt được mục đích đã đề ra và mang đến cho người tham dự những trải nghiệm quý giá.
Cách tổ chức workshop thành công năm 2024
Quy trình tổ chức Workshop như thế nào? Trên thực tế, một buổi Workshop ý nghĩa bao gồm 4 giai đoạn cơ bản như sau:
Chuẩn bị kế hoạch tổ chức Workshop
Các đơn vị dành thời gian lập kế hoạch trước khi tổ chức hội thảo để quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Kịch bản, thời gian, khung chương trình đều được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của workshop. Thiết bị, dụng cụ hỗ trợ cũng là yếu tố không thể bỏ qua trong quá trình chuẩn bị nhà xưởng.
Xác định vai trò của những người tham dự
Mọi người tham dự workshop đều đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của workshop. Việc xác định vai trò của người tham dự được tổ chức như sau:
- Người hướng dẫn: Chịu trách nhiệm đảm bảo hội thảo diễn ra theo đúng kế hoạch và kịch bản. Chuẩn bị sẵn sàng để hỗ trợ các thành viên trong nhóm và xử lý các tình huống khi chúng phát sinh cũng là một nhiệm vụ quan trọng đối với người điều phối.
- Người ghi chép: Người ghi chép có trách nhiệm làm thư ký, ghi lại tiến độ buổi hội thảo để đơn vị tổ chức có đánh giá chính xác và rút kinh nghiệm cho buổi hội thảo tiếp theo.
- Người giám sát: Nhiệm vụ của người giám sát trong buổi workshop là gì? là phải theo dõi chặt chẽ thời gian của các phần khác nhau của chương trình Workshop. Người này sẽ đảm bảo và chuẩn bị thời gian cho những vấn đề ảnh hưởng đến thời lượng của buổi diễn, đó là điều mà người chấm công cần lưu ý.
- Đối tượng tham gia: Những người tham gia, lắng nghe, chia sẻ và tạo không khí hội thảo. Không chỉ vậy, ban tổ chức workshop cũng sẽ học hỏi được nhiều điều từ những chia sẻ, góp ý của người tham dự.
Tiến hành buổi Workshop theo dự kiến
Người điều phối sẽ bắt đầu buổi hội thảo bằng lời chào và giới thiệu để dẫn dắt chủ đề. Các phần sau đây phác thảo khung thời gian cho các hoạt động sẽ được thực hiện trong hội thảo và mô tả các mục tiêu cũng như kỳ vọng sau khi chương trình kết thúc.
Đối với quan điểm của người tham dự, sự chia sẻ của các chuyên gia cần được lắng nghe và tôn trọng, tích cực đưa ra các ý kiến đóng góp để hội thảo thành công hơn.
Tổng kết những kinh nghiệm rút ra sau buổi Workshop
Không tổ chức nào muốn chỉ tổ chức một buổi Workshop trong toàn bộ hoạt động của mình. Càng tổ chức nhiều workshop và thu hút được số lượng lớn người tham dự thì bạn càng thể hiện được năng lực, thế mạnh của đơn vị. Để đạt được mục tiêu này, việc tổng kết và rút kinh nghiệm là một bước không thể bỏ qua.
Vì vậy, những ý kiến nêu ra tại hội thảo cần được tiếp tục. Những vấn đề này cần được giải quyết và kiểm soát chặt chẽ hơn. Đồng thời, những ý kiến đóng góp của người tham dự cần được tiếp nhận một cách nghiêm túc.
Gợi ý những địa điểm tổ chức Workshop phù hợp
Tổ chức Workshop thành công đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng trong khâu chuẩn bị, đặc biệt là khâu lựa chọn địa điểm. Việc chọn địa điểm phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và sự thành công của chương trình.
- Phòng họp của doanh nghiệp: Sẽ rất thuận tiện và tiết kiệm khi sử dụng phòng họp trong thời gian hội thảo. Các buổi chia sẻ được tổ chức trong khuôn khổ doanh nghiệp và số lượng người tham gia tùy thuộc vào kế hoạch và mục đích ban đầu.
- Các trung tâm hội nghị, hội thảo: Đối với những tổ chức Workshop lớn, có nhiều đơn vị, đối tác, khách hàng tham gia thì việc lựa chọn trung tâm hội nghị, hội thảo sẽ rất phù hợp. Không gian rộng, phù hợp để các đơn vị tổ chức thực hiện kế hoạch.
- Các khu resort: Tùy theo mục đích và tính chất của buổi hội thảo, các đơn vị tổ chức có thể cân nhắc lựa chọn các khu nghỉ dưỡng làm địa điểm tổ chức. Các khu nghỉ dưỡng thường sở hữu không gian đa dạng, đáp ứng nhu cầu tổ chức các buổi diễn thuyết, hội thảo chuyên nghiệp, đồng thời cung cấp chỗ nghỉ ngơi tiện nghi và dịch vụ cao cấp cho các đối tác và khách hàng tham dự.
- Các khu du lịch: Việc lựa chọn các khu du lịch để tổ chức một số workshop đặc biệt cũng là lựa chọn của nhiều đơn vị tổ chức.
Hy vọng những thông tin Interdata.vn chia sẻ trong bài viết này đã hữu ích với bạn và giúp bạn giải đáp được câu hỏi Workshop là gì đồng thời giúp bạn giải đáp thắc mắc về quy trình tổ chức một buổi Workshop hiệu quả. Hãy cùng chia sẻ bài viết này để lan tỏa kiến thức về hình thức trao đổi kiến thức thú vị này đến với nhiều người hơn nhé!