Là chủ doanh nghiệp, việc quản lý hàng tồn kho và đặt hàng là rất cần thiết cho sự thành công. Purchase Order là một phần quan trọng trong quy trình mua hàng, tuy nhiên nhiều doanh nhân không hiểu rõ về chúng và cách sử dụng để đạt được thành công tài chính.
Vậy PO là gì? Vai trò hay nội dung của PO gồm những gì? Quy trình thực hiện PO và các quy tắc cần để xử lý PO ra sao? Cùng Interdata.vn tìm hiểu ngay sau đây nhé!
PO là gì?
Po (Purchase Order) là một loại tài liệu thương mại được gửi từ khách hàng đến nhà cung cấp, nhằm báo hiệu sự đồng ý và ủy quyền cho việc mua hàng. Thường thì PO cũng là hợp đồng chính thức trong quá trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ.
Tương tự như “giỏ hàng” trên các trang thương mại điện tử, PO là một danh sách chi tiết các mặt hàng mà người mua muốn mua. PO bao gồm số lượng, loại sản phẩm, giá cả, điều khoản thanh toán và thông tin giao hàng.
Bằng cách gửi PO, người mua cam kết mua hàng với số tiền đã được thỏa thuận. Vì PO được tạo ra trước khi người mua nhận được hóa đơn, nó sẽ đảm bảo cho người bán một sự đảm bảo về việc thanh toán.
Vai trò quan trọng của PO
PO là một tài liệu quan trọng và mang tính chiến lược cao đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nó được sử dụng để kiểm tra và đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.
Ví dụ khi hợp đồng được ký kết, PO sẽ bao gồm thông tin về số lượng, giá cả, điều khoản và tình trạng thanh toán. Mục đích của PO là để thuận tiện cho việc giao dịch hàng ngày. Nó cho phép người mua hàng và nhà cung cấp làm rõ các yêu cầu và mong muốn của mình.
PO cũng cung cấp thông tin về việc giao hàng và tình trạng giao hàng cho các bộ phận mua sắm, tài chính và vận hành. Nó cũng có tính pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. PO cũng được coi là một trong những yếu tố quan trọng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thuận lợi của quá trình kiểm toán.
Nội dung của PO gồm những gì?
Thông tin chi tiết về hàng hóa trong mỗi đơn đặt hàng thường bao gồm số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, bao bì, thanh toán, thời hạn và cam kết từ cả người bán và người mua.
Các thông tin này có thể khác nhau tùy thuộc vào sự lựa chọn của bên bán và bên mua, cũng như đặc thù của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Các nội dung cơ bản thường xuất hiện trên PO bao gồm:
- Number and date: Số và ngày phiếu
- Seller/Buyer: Thông tin về người mua và người bán bao gồm tên, liên hệ, số điện thoại/fax.
- Goods description/Commodity/Product: Mô tả chi tiết về hàng hóa
- Quantity: Số lượng hàng
- Specifications/Quality: Chất lượng và thông số kỹ thuật của sản phẩm
- Unit price: Đơn giá
- Total amount: Tổng giá trị hợp đồng
- Payment terms: Điều kiện thanh toán
- Incoterms: Điều kiện giao hàng
- Special instruction: Giảm giá, FOC…
- Signature: Chữ ký xác nhận.
Các loại PO phổ biến hiện nay
Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, có nhiều loại PO khác nhau. Một số loại phổ biến có thể kể đến như:
Standard Purchase Order
Đây là loại Po được sử dụng rộng rãi nhất. Nó chứa thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua hàng.
Blanket Purchase Order
Blanket Purchase Order được sử dụng khi doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì cung cấp chi tiết về từng đơn hàng cụ thể, tài liệu này chỉ tóm tắt số lượng, giá cả và các điều khoản chung.
Planned Purchase Order
Đơn đặt hàng dự kiến là một tài liệu quan trọng để xác định nhu cầu mua sắm trong tương lai, dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Nó không yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về ngày giao hàng, mà chỉ định rõ số lượng và thời gian dự kiến cần mua hàng.
Service Purchase Order
Đây là một loại PO được sử dụng khi khách hàng muốn mua các dịch vụ thay vì hàng hóa hoặc vật liệu. Nó chứa đựng thông tin chi tiết về dịch vụ được yêu cầu, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và những điều kiện liên quan khác.
Contract Purchase Order
Contract Purchase Order được áp dụng khi mua hàng theo thỏa thuận lâu dài. Nó bao gồm những điều khoản và điều kiện chi tiết của hợp đồng (thời gian giao hàng, giá cả, quy định về chất lượng và các điều kiện thanh toán).
Quy trình thực hiện PO
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy trình mua hàng bằng PO sẽ có những khác biệt. Tuy nhiên, các bước tiêu chuẩn thường được thực hiện như sau:
Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và đưa ra quyết định mua sản phẩm/dịch vụ từ doanh nghiệp.
Bước 2: Bên mua hàng tạo PO để bắt đầu quá trình mua hàng chính thức với bên bán.
Bước 3: Người bán nhận PO và xác nhận với người mua về khả năng đáp ứng yêu cầu đặt hàng. Trong trường hợp không thể đáp ứng được, PO sẽ bị huỷ.
Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch, bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên số lượng có sẵn trong kho hoặc lên kế hoạch sản xuất để đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng tiến độ theo yêu cầu.
Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng theo yêu cầu, bên bán sẽ liên hệ với đơn vị vận tải logistic để thống nhất kế hoạch giao hàng.
Bước 6: Sau khi nhận đơn đặt hàng, bên bán sẽ tạo hóa đơn và sử dụng số PO để đảm bảo tính chính xác và thuận tiện cho việc tra cứu thông tin giao hàng.
Bước 7: Sau khi kiểm tra hàng hoá, bên mua sẽ thực hiện thanh toán theo các điều khoản đã được thỏa thuận trước đó.
5+ Quy tắc cần để xử lý PO hiệu quả nhanh chóng
Purchase Order là một thành phần không thể thiếu trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của một công ty. Dưới đây là một số quy tắc để quản lý PO hiệu quả và nhanh chóng cho doanh nghiệp:
1. Thiết lập quy trình quản lý đơn hàng mua hàng
Xác định và thiết lập rõ ràng quy trình để tạo, phê duyệt và theo dõi PO. Đồng thời đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quản lý.
2. Theo dõi và quản lý lịch trình
Theo dõi quá trình gửi đơn hàng, giao hàng và thanh toán. Đảm bảo các đơn hàng được giao đúng hẹn và các vấn đề liên quan được giải quyết kịp thời.
3. Tối ưu hóa quy trình
Thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình quản lý đơn đặt hàng để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí. Khám phá các phương pháp tối ưu hóa trong việc tạo, duyệt và xử lý đơn đặt hàng.
4. Đào tạo và cải thiện nâng cao nhận thức
Đảm bảo nhân viên liên quan đến việc quản lý đơn hàng được đào tạo và nắm rõ các quy trình và quy định liên quan. Đồng thời, cung cấp cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng và hiểu sâu hơn về việc quản lý đơn hàng.
5. Xác thực và phê duyệt PO
Đảm bảo mỗi đơn hàng được xác minh và phê duyệt trước khi gửi tới nhà cung cấp. Quy trình này giúp đảm bảo rằng các sản phẩm được đặt mua là chính xác và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
6. Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và dịch vụ khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tác phù hợp và tránh lãng phí thời gian cho cả hai bên.
7. Tích hợp hệ thống quản lý
Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý PO để tạo, theo dõi và lưu trữ thông tin liên quan đến các đơn hàng. Hệ thống này giúp tăng cường hiệu quả, giảm thiểu lỗi sai, và thuận tiện trong việc theo dõi và xác minh thông tin.
8. Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp
Bằng cách duy trì sự liên lạc thường xuyên và đưa ra phản hồi, công ty có thể đảm bảo rằng nhà cung cấp hiểu rõ các yêu cầu và đáp ứng đúng kỳ hạn một cách chính xác.
Trên đây là những thông tin chính mà bạn cần biết về PO là gì cũng như những quy tắc cần lưu ý, cách làm Purchase Order. Interdata.vn hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như quản lý dễ dàng hơn.