OKRs là phương pháp quản lý khách quan được nhiều chuyên gia nhân sự đánh giá cao và được nhiều công ty trên thế giới áp dụng. Vậy OKR là gì? Các thành phần của OKR? Những điều cần lưu ý trước khi xây dựng chiến lược OKR là gì? Các bước để xây dựng chiến lược OKR hiệu quả cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây InterData.vn sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về OKRs và lợi ích của phương pháp này.
Khái quát OKR là gì?
OKR là gì? OKR thuật ngữ này được dịch là “quản lý theo mục tiêu và kết quả then chốt”. OKR được coi là phương pháp quản lý giúp doanh nghiệp kết nối các mục tiêu cụ thể với kết quả chung cho một tổ chức hoặc nhóm lớn hơn. Với khả năng thích ứng cao và quy trình xác nhận đơn giản, phù hợp với xu hướng mới.
OKR được nhiều doanh nghiệp, doanh nghiệp lớn sử dụng trong hệ thống quản lý của mình, đặc biệt là các công ty công nghệ: Spotify, Twitter, LinkedIn… Tuy nhiên, phạm vi hoạt động của OKR còn rộng hơn . Họ đã phát triển hơn nữa nhờ sự tin tưởng của các công ty từ nhiều lĩnh vực khác nhau: Walmart, The Guardian, ING Bank,…
Các thành phần của OKR
Mô hình OKR (Objective and Key Results) bao gồm ba thành phần quan trọng: (1) Mục tiêu, (2) Kết quả chính, và (3) Hành động.Yếu tố khách quan mô tả các mục tiêu chính mà công ty hy vọng đạt được trong dài hạn và yếu tố kết quả là kết quả mong đợi. Kế hoạch thực hiện bao gồm các công việc cần thực hiện để đạt được kết quả đã nêu.
(1) Mục tiêu (Tôi cần đến đâu?)
Việc đặt ra mục tiêu dài hạn cho công ty có thể giúp nhân viên nhìn rõ con đường phát triển của công ty, đồng thời cũng có thể tăng động lực cho nhân viên. Nghiên cứu cho thấy mọi người làm việc hiệu quả hơn khi họ cam kết thực hiện mục tiêu của mình.
(2) Kết quả chính (Làm sao tôi biết mình đang đi đúng hướng?)
Kết quả chính là một tập hợp các chỉ số đo lường kết quả mong đợi của một mục tiêu. Một kết quả quan trọng là quãng đường một người đi để đến đích. Đối với mỗi mục tiêu, hãy xác định 3 – 4 kết quả chính có kỳ vọng cao và tăng thêm giá trị cho mục tiêu của bạn.
(3) Hành động (Tôi cần làm gì để đạt được mục tiêu?)
Yếu tố này bao gồm việc lập kế hoạch cho các nhiệm vụ mà mỗi cá nhân và bộ phận phải thực hiện để đạt được mục tiêu. Nếu mục tiêu là đích đến và kết quả là quãng đường phải đi thì kế hoạch là phương tiện cần thiết để đến đó. Áp dụng quy trình quản lý công việc hiệu quả cũng là một trong những cách giúp công ty đạt được mục tiêu nhanh chóng.
Ngoài ba khía cạnh này, phương pháp OKR còn tạo thành một bộ quy tắc giúp nhân viên ưu tiên công việc và đo lường kết quả công việc của họ.
Nguyên lý hoạt động OKR
OKR hoạt động dựa trên 4 yếu tố tin cậy:
- Tham vọng: Mục tiêu đề ra phải cao hơn ngưỡng khả năng
- Đo lường được: Các kết quả chính phải có thể định lượng và đo lường được
- Tính minh bạch: Mọi thành viên trong cơ cấu tổ chức của công ty phải hiểu và tuân thủ OKRs của công ty.
- Hiệu suất: OKRs không được sử dụng để đo lường hiệu suất của nhân viên.
Nguyên tắc của OKR là gì?
Cách hiểu bất kỳ phương pháp quản lý nào: Nguyên tắc/Nguyên lý + Thực tiễn tốt nhất. Các nguyên tắc đã được thiết lập sẵn trong khi các phương pháp thực hành tốt nhất có thể được tùy chỉnh cho phù hợp với từng tổ chức và doanh nghiệp.
Chỉ khi áp dụng đúng và toàn diện 10 nguyên tắc OKR thì “con voi OKR” mới có thể được hình thành. Nếu không thực hiện tốt sẽ dẫn đến hiệu quả thấp, hiệu quả không đạt, thậm chí thất bại, kéo theo nhiều mâu thuẫn trong tổ chức. Những nguyên tắc của OKRs sẽ mang đến cho nhân viên động lực làm việc lớn.
Các lỗi OKR thường gặp
Không nên đặt quá nhiều OKR cùng lúc
Bạn không nên sử dụng OKRs để tạo danh sách nhiệm vụ. Tránh đặt quá nhiều OKR, điều này có thể dẫn đến thiếu sự ưu tiên và khiến bạn mất tập trung vào việc đạt được kết quả nổi bật. Nếu bạn không chú ý đến OKRs và chỉ coi chúng như những kế hoạch thì sẽ khó đạt được mục tiêu mong muốn.
Không thực hiện điều chỉnh OKR cũng là một sai lầm cần tránh. Điều này sẽ ngăn cản doanh nghiệp giám sát và hiệu chỉnh quy trình công việc đúng cách, dẫn đến kết quả không mong muốn.
Điều gì khiến OKR trở nên nổi bật?
OKR tập trung vào việc tạo ra sự nhất quán trong tổ chức, một lợi ích được người dùng đánh giá cao. Ngoài ra, một điểm cộng hoàn hảo, OKRs đảm bảo mọi người đều cùng đi về một hướng, có ưu tiên rõ ràng, tạo nhịp điệu cho quá trình vận hành, từ đó tăng năng suất chất lượng.
Lợi ích của cách tiếp cận này là giúp nhân viên công ty xác định những ưu tiên nào cần thực hiện, từ đó tập trung lao động vào các mục tiêu có thể đo lường được thay vì sa lầy vào việc quản lý công việc vô giá trị, giúp giảm thiểu những trở ngại trong quản lý hiệu suất lao động.
Đánh giá tỷ lệ thành công OKR có thể không nhất thiết phải đạt 100% trong thời gian ngắn. Đạt được đa số mục tiêu (khoảng 70-80%) được coi là thành công.
Lợi ích OKR mang lại cho doanh nghiệp
OKRs sẽ hỗ trợ hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.
- Giúp các công ty duy trì kết nối: OKR kết nối hiệu suất của cá nhân và bộ phận với các mục tiêu chung của công ty. Từ đó, đội ngũ quản lý có thể đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm.
- Tập trung vào các vấn đề thiết yếu: Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên ưu tiên các mục tiêu quan trọng của công ty.
- Tăng tính minh bạch: OKR sẽ tạo ra văn hóa minh bạch cho công ty, giúp nhân viên hiểu rõ công việc, kế hoạch của từng người, bộ phận.
- Trao quyền cho nhân viên: Khi đã hiểu rõ về hoạt động của công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chính xác và tạo cơ hội cho nhân viên giám sát kết quả công việc.
- Đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu: Thông qua các số liệu, OKR sẽ phản ánh tỷ lệ phần trăm mục tiêu được hoàn thành bởi các cá nhân, bộ phận và toàn bộ công ty.
- Đạt kết quả xuất sắc: OKR cho phép lãnh đạo phát huy tối đa khả năng của mình trong công việc và giúp công ty đạt được kết quả ấn tượng.
Trên đây đã nêu rõ các lợi ích mà OKR mang lại, mong sẽ giúp ích được bạn trong việc nhận thức được lợi ích của OKR là gì.
Những điều cần lưu ý trước khi xây dựng chiến lược OKR là gì?
Đối với kục tiêu (Objective)
Khi mới bắt đầu áp dụng chiến lược OKR, công ty không nên đặt ra mục tiêu quá cao. Điều này tạo ra áp lực công việc và khó khăn trong công việc. Để đảm bảo thành công, các nhà chiến lược phải hiểu rõ về thế mạnh và khả năng của tổ chức.
Từ đó, bạn có thể linh hoạt đặt ra mục tiêu của riêng mình thay vì sao chép mục tiêu của doanh nghiệp khác, điều này có thể không phù hợp với công ty bạn.
Đối với kết quả then chốt (Key Result)
Sau khi xác định được mục tiêu, thông tin phải được triển khai và truyền đạt đến nhân viên một cách chi tiết, tránh tình trạng nhân viên không rõ ràng hoặc không biết cách thực hiện dẫn đến hiệu quả công việc không đạt yêu cầu.
Dù công việc đã được phân công, minh bạch nhưng công ty vẫn cần tổ chức họp nội bộ hàng tuần, hàng tháng để nắm rõ tiến độ công việc, đưa ra điều chỉnh, đóng góp ý kiến và nhanh chóng đưa ra giải pháp nhằm đạt năng suất lý tưởng.
Các bước để bắt đầu ORK nhanh nhất
Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị sẽ kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu quý mới hoặc năm mới. Lộ trình có thể như sau:
Tháng 1: Brainstorm về các mục tiêu của công ty. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR
Tháng 2: Trao đổi với các trưởng phòng, ban để vạch ra mục tiêu của phòng, đơn vị. Truyền bá OKR trong toàn doanh nghiệp. Trưởng bộ phận làm việc với các thành viên để đặt ra các mục tiêu cá nhân.
Tháng 3: Kết nối, phân lớp và trình bày hệ thống OKR
Tháng 4: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Các bước cụ thể như sau:
Xác định mục tiêu kinh doanh và Key Result
Đội ngũ quản lý sẽ đặt ra 3-5 mục tiêu cốt lõi của công ty trong quý hoặc năm tới. Những mục tiêu này phải xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn lãnh đạo của công ty, nhưng có thể linh hoạt và bao gồm từ các số liệu kinh doanh cụ thể như “cải thiện số liệu kinh doanh lên 200%” đến định giá các công ty như “chỉ sử dụng năng lượng tái tạo cho hoạt động kinh doanh”.
Sau khi hoàn thành các mục tiêu, bộ phận sẽ xác định các kết quả cụ thể cần thiết để đạt được các mục tiêu đó.
Ví dụ: nếu một bộ phận cần cải thiện 200% số liệu kinh doanh, họ có thể xem kết quả chính là Tuyển 5 Account Executive. Kết quả chính giúp định hướng các mục tiêu của tổ chức ở cấp độ tiếp theo.
Xác định hệ thống quản lý OKR của tổ chức
Mỗi công ty đều có quy mô khác nhau, điều này khiến việc theo dõi OKR trở thành một thách thức. Các công ty như Google đã xây dựng các công cụ nội bộ của riêng mình, một số khác sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Excel, hoặc hiện nay có phần mềm chuyên dụng để theo dõi OKR như Base Goal, Perdoo, Lattice, v.v…
Dù sử dụng phần mềm nào, bạn hãy đảm bảo rằng bạn đã đề ra quy trình trước khi bắt tay vào OKR, nếu không công việc sẽ trở nên rắc rối và bạn sẽ không thể mang lại giá trị của việc tối ưu OKR cho doanh nghiệp.
Trao đổi với các trưởng bộ phận và đơn vị để vạch ra mục tiêu
Lên lịch cuộc họp với quản lý cấp trung (trưởng bộ phận) để phác thảo kế hoạch OKR của công ty. Cuộc họp này cần thảo luận các vấn đề sau:
- Tổng quan về OKR: Khái niệm và vai trò của OKR là gì?
- Tại sao ban quản lý lại muốn sử dụng hệ thống này?
- OKR 101 áp dụng OKR trong công việc như thế nào?
- Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp OKR là gì?
- Thảo luận về OKR của công ty: Bạn sẽ cần thảo luận về OKR của công ty đã được hội đồng quản trị nhất trí với các trưởng bộ phận để nhận được phản hồi.
- Khi kết thúc bước này, các trưởng bộ phận sẽ hiểu rõ về OKR của công ty cũng như kế hoạch cho các mục tiêu và kết quả chính của bộ phận mình.
Truyền bá OKR trong toàn doanh nghiệp
Sau khi thảo luận với các trưởng bộ phận, đã đến lúc phổ biến OKR cho toàn công ty trong các cuộc họp.
Cũng giống như cuộc thảo luận ở trên, hãy đảm bảo bạn đưa ra lý do tại sao cần có OKR và cách bạn áp dụng nó trong công ty để nhân viên có những kỳ vọng phù hợp khi làm việc dựa trên hệ thống OKR.
Trưởng bộ phận làm việc với các thành viên để đặt ra mục tiêu cá nhân
Sau cuộc họp toàn công ty, người quản lý sẽ gặp mọi người để đưa ra ý tưởng cho OKR của mọi người. Đó cũng là cuộc thảo luận hai chiều – nhân viên muốn gì và người quản lý muốn nhân viên làm gì.
Sau cuộc thảo luận, bạn sẽ thống nhất với nhân viên về kỳ vọng của nhân viên và kỳ vọng của công ty. Bằng cách tổ chức các cuộc thảo luận này hàng quý, nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền để đưa ra quyết định về sự nghiệp và công việc hàng ngày của mình.
Kết nối, phân lớp và trình bày OKR
Sau khi thảo luận với mọi nhân viên trong công ty, các lãnh đạo bộ phận và ban giám đốc ngồi lại để xem xét quan điểm của nhân viên đó tác động như thế nào đến OKRs đối với toàn bộ bộ phận hoặc công ty.
Sau khi thống nhất về OKR trong một quý hoặc một năm, đã đến lúc trình bày OKR tại cuộc họp toàn công ty tiếp theo và thống nhất phương hướng cho giai đoạn tiếp theo.
Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Trong suốt quý (hoặc năm), các nhà quản lý nên liên tục kiểm tra nhân viên về tiến độ triển khai OKR của họ để đảm bảo công ty đang đi đúng hướng.
OKR là một phương pháp hiệu quả và ngày càng được nhiều tổ chức/doanh nghiệp sử dụng trong mô hình nhân sự và vận hành của mình. Tùy theo quy mô và độ tuổi của từng doanh nghiệp, người quản lý nhân sự cần có những phương pháp ứng dụng phù hợp để đạt hiệu quả tối đa.
Ví dụ cụ thể về OKR – bài toán xác lập hệ giá trị quan trọng trong Quản trị
Bước đặt mục tiêu – Objective
- Trở thành doanh nghiệp dẫn đầu thị trường về tuyển dụng Nhân sự IT.
- Ra mắt thành công giải pháp phỏng vấn video giúp xử lý hàng trăm ứng viên mỗi ngày.
- Tạo ra nhiều doanh thu hơn so với cùng kỳ năm ngoái.
Lập kết quả then chốt – Key result
- Hiệu quả của dòng sản phẩm ứng dụng thử nghiệm đạt 99% tiêu chuẩn đề ra.
- Giá trị doanh nghiệp đạt mức cao. 3 – 5 hợp đồng lớn với đối tác cho các tổ chức/doanh nghiệp cần nguồn nhân lực IT phù hợp.
- Phát triển thành công giá trị thương hiệu của doanh nghiệp bằng việc có 2-3 tờ báo lớn cung cấp thông tin về tổ chức thông qua kế hoạch truyền thông.
Mô tả về cách thức cần phải triển khai thực hiện
- Thuê người quản lý vấn đề phát triển và phát triển ứng dụng giải pháp phỏng vấn video.
- Tiến hành các hoạt động PR và xã hội dựa trên mục tiêu đã đề ra
- Xây dựng các kịch bản liên hệ với khách hàng và đối tác liên doanh.
Bài viết InterData.vn đã nêu trên hy vọng bạn sẽ hiểu khái quát ORK là gì? Các thành phần của OKR? Các bước để bắt đầu ORK nhanh nhất và việc áp dụng phương pháp OKR trong quản lý doanh nghiệp. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích thì đừng quên chia sẻ tới mọi người nhé!