Bạn là một nhà kinh doanh mới vừa bước chân vào lĩnh vực F&B? Bạn đang lựa chọn quán cafe là điểm đầu trong hành trình khởi nghiệp của mình. Bạn đang phân vân không biết niên quản lý quán cafe như nào là hiệu quả?
Đừng lo lắng, trong bài viết ngay dưới đây InterData sẽ cho bạn hiểu hơn về tiềm năng phát triển của ngành cafe, tiêu chí lựa chọn phần mềm và tiêu chí quản lý quán cafe. Đồng thời đưa ra quy trình quản lý quán cafe một cách dễ hiểu nhất để bạn có thể tham khảo và làm theo nhé.
Tiềm năng phát triển của ngành cafe
F&B đang là một trong những ngành đang phát triển và có cơ hội bứt phá ở Việt Nam. Trong đó thì thị trường cafe là một trong những thị trường hot nhất hiện nay ở nước ta.
Không khó để có thể bắt gặp hàng loạt các quán cafe của các thương hiệu từ nhỏ đến lớn trên cùng một con đường. Nhu cầu ăn uống, giải trí, hội họp ngày càng cao của giới trẻ dẫn đến việc tìm kiếm các địa điểm mới lạ, trong quán cafe là một trong những lựa chọn hàng đầu để tụ họp, tán dóc với bạn bè, người thân của mình.
Nếu như trước đây cafe là thức uống tượng trưng của độ tuổi trung niên, người đứng tuổi. Thì hiện nay cafe đã là thức uống không phân biệt lứa tuổi hay địa vị. Các quán cafe hiện nay là nơi thư giãn mà các sinh viên, học sinh và nhân viên văn phòng vẫn lui tới.
Như vậy, với một thị trường mà khách hàng ngày càng mở rộng, thì đây chính là một lĩnh vực kinh doanh vô cùng tiềm năng. Tuy nhiên, khi mở quán kinh doanh cafe thì vẫn phải cân nhắc việc chỗ đứng giữa vô số thương hiệu cafe lớn nhỏ khắp nơi. Ở bài viết này ta sẽ bàn đến tiêu chí đầu tiên đó là cách quản lý quán cafe hiệu quả.
Tiêu chí quản lý quán cafe
Quản lý quán cafe cũng không khác việc điều hành các mô hình kinh doanh khác. Tuy vẫn có đôi chút khác biệt về tính chất của công việc nhưng muốn đạt được thành công luôn có chung các tiêu chí mà người quản lý các quán cafe cần phải nắm rõ.
Đặt khách hàng là trung tâm
Chung quy thì đích đến cuối cùng của các loại hình phục vụ vẫn là hướng đến khách hàng, đặt khách hàng là trung tâm. Dù quán cafe của bạn có đẹp, thức uống của bạn có bắt mắt, có ngon đến đâu đi nữa nhưng không có được sự ủng hộ của khách hàng thì nó cũng không có ý nghĩa gì cả.
Theo xu thế kinh doanh các quán cafe hiện nay chủ yếu hướng vào hai phân loại đối tượng khách hàng cụ thể: hoặc là những người trẻ tuổi, hoặc là những người ở độ tuổi trung niên.
Những người trẻ thì họ thường tìm đến những quán cafe có thiết kế bắt mắt, được trang trí mới lại đáp ứng được nhu cầu chụp ảnh sống ảo, hay vui vẻ cùng bạn bè, hoặc thư giãn trong một không gian đẹp. Ngược lại, đối với đối tượng khách hàng trung niên thì họ lại quan tâm đến chất lượng đồ uống và dịch vụ phục vụ khách hàng chuyên nghiệp, nhanh chóng.
Muốn tìm hiểu cách quản lý quán cafe, bạn nên nhớ rằng mọi quyết định đều cần hướng đến khách hàng, coi khách hàng là trọng tâm.
Luôn hướng tới sự chuyên nghiệp
Muốn hướng tới sự chuyên nghiệp, chủ quán cafe cần chú ý những điều sau:
- Đảm bảo vệ sinh: Việc quán lộn xộn sẽ để lại ấn tượng xấu trong suy nghĩ của khách hàng về quán của bạn. Những điều mà người quản lý cần chú ý để cải thiện: luôn rửa sạch cốc, ly; giữ nơi pha chế luôn sạch sẽ; thường xuyên vệ sinh dụng cụ pha chế… Ngoài ra, còn phải chú ý đến không gian quán cafe cũng như bàn ghế phải được lau chùi và sắp xếp gọn gàng.
- Thái độ niềm nở: Hãy luôn nhiệt tình, thân thiện khi khách đến và nói lời cảm ơn, cúi chào khi khách rời đi. Đây chỉ là những hành động nhỏ nhưng lại thể hiện được cách ứng xử có văn hóa của quán các bạn.
- Thanh toán nhanh chóng và chính xác : Thanh toán là bước gần như cực kỳ quan trọng trong quá trình gây ấn tượng với khách hàng. Hãy làm cho phần thanh toán trở nên dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng để khách hàng cảm thấy thoải mái.
Tránh những lỗi phục vụ sơ đẳng
- Thu dọn bàn ghế khi khách hàng chưa sử dụng xong : Sẽ thật bất lịch sự nếu khách vẫn còn muốn dùng tiếp đồ uống mà nhân viên lại dọn mang hết đồ của họ đi. Có thể khách hàng của bạn ra ngoài để nghe điện thoại, đi vệ sinh, … Hãy xin phép khách hàng trước khi dọn đồ không dùng đến của khách.
- Thiếu chủ động hướng dẫn chỗ ngồi cho khách : Nhiều trường hợp khách đến quán lần đầu tiên, họ chưa biết được cách bài trí của quán và sẽ rất lúng túng khi lựa chọn chỗ ngồi phù hợp. Nếu nhân viên của quán giúp khách hàng tìm được chỗ ngồi nhanh chóng thì sẽ để lại điểm cộng lớn trong tâm trí người dùng.
- Hãy phục vụ nhiệt tình kể cả khi quán sắp đóng cửa : Có nhiều quán cafe thường có thái độ phục vụ kiểu “đuổi khách” khi khách đến vào thời gian quán sắp nghỉ. Họ đến quán sử dụng dịch vụ và cũng trả bằng số tiền so với những vị khách khác, ngược lại không hề chiếm chỗ trong giờ cao điểm. Vì vậy, họ không xứng đáng với thái độ phục vụ không đúng chuẩn, thiếu chu đáo hay những điều phát sinh do đến cuối cùng.
- Phản hồi, phục vụ chậm : Cách quản lý quán cafe vào giờ cao điểm cũng là một trong những kỹ năng mà người quản lý cần lưu ý. Để tránh xảy ra trường hợp khách hàng phải gọi đồ từ 3 đến 4 lần mới được phục vụ hoặc nhân viên mang nhầm đồ cho khách.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe
Phần mềm quản lý quán cafe là một giải pháp công nghệ giúp chủ quán cafe thực hiện các nghiệp vụ quản lý cơ bản của quán một cách tự động và hiệu quả.
Với phần mềm quản lý quán cafe, bạn sẽ có thể:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Phần mềm sẽ tự động xử lý các nghiệp vụ quản lý, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức để tập trung vào các công việc khác.
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Phần mềm sẽ giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh của quán một cách chính xác và kịp thời, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Tăng cường tính chuyên nghiệp: Phần mềm sẽ giúp quán cafe của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe, bạn cần lưu ý các tiêu chí sau:
- Tính năng: Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản của quán cafe.
- Giao diện và trải nghiệm người dùng: Phần mềm cần có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.
- Chi phí: Chi phí phần mềm quản lý quán cafe có thể dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng, tùy thuộc vào tính năng và quy mô của quán.
- Đơn vị cung cấp: Bạn nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, có thương hiệu, được nhiều người sử dụng và đánh giá tốt.
- Khả năng nâng cấp và bảo trì: Phần mềm cần có khả năng nâng cấp, cập nhật tính năng mới để đáp ứng nhu cầu của quán. Ngoài ra, phần mềm cũng cần được hỗ trợ bảo trì, khắc phục sự cố kịp thời
Quy trình quản lý quán cafe
Để quản lý quán cafe có hiệu quả, cần hiểu rõ về quy trình quản lý quán cafe như sau:
Quản lý nguồn tài chính
Vấn đề đầu tiên mà mỗi người kinh doanh (đặc biệt là người mới kinh doanh) cần chú ý, đó là cân đối tài chính. Tài chính có ổn định thì mới có thể tiếp tục duy trì và phát triển hoạt động hiệu quả của quán cafe.
Quản lý nguồn thu:
Có khá nhiều trường hợp có thể xảy ra đối với nguồn thu của quán cafe như:
- Nhân viên thu ngân thiếu trung thực
- Nhận tiền của khách nhưng không ghi lại, đưa lại
- Quán đông khách nhưng thu tiền nhầm, thu tiền thừa hoặc thiếu của khách
- Quán quá đông, nhân viên quên thu tiền của khách.
Vì vậy, đối với quy trình quản lý quán cafe để đạt được hiệu quả nhất, người quản lý nên phân công ghi chép đầy đủ từng khoản mà nhân viên thu ngân thu được hàng ngày để đối chiếu.
Quán lý các khoản chi:
Điều quan trọng nhất trong quá trình quản lý các khoản chi là người quán lý quán cafe phải biết cách chi tiêu sao cho hợp lý, tính toán, cân đối làm sao để các khoản chi được thực hiện một cách phù hợp nhất, cố gắng giữ cho nguồn vốn được ổn định.
Cách tốt nhất để những người quản lý có thể kiểm soát được vấn đề chi sao cho phù hợp là thường xuyên đối chiếu những khoản tiền thu chi của quán mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Làm như vậy, người quản lý sẽ dễ dàng đưa ra được những phân tích và quyết định đúng đắn hơn khi chi tiêu.
Quản lý nhân sự
Trong kinh doanh đồ uống, nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng. Thái độ phục vụ, chất lượng vệ sinh, tình trạng đảm bảo về chất lượng của đồ uống… là những điều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại quán cafe.
Vì vậy, người quản lý hãy đưa ra một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chi tiết và chặt chẽ cho từng bộ phận, mỗi bộ phận như thu ngân, phục vụ, pha chế hay bảo vệ…. đều cần có một bản nội quy thể hiện quyền hạn cũng như trách nhiệm của mình.
Quản lý nguồn hàng, nguyên vật liệu
Việc quản lý nguyên vật liệu đầu vào là vấn đề tương đối khó khăn trong việc kiểm soát đối với mô hình kinh doanh đồ uống nếu người quản lý thiếu kiến thức và kinh nghiệm về pha chế. Đặc biệt đối với bộ phận bếp hay bộ phận quầy bar.
- Bộ phận bếp nếu định lượng sai khối lượng các nguyên vật liệu cần thiết sẽ gây ra những hậu quả nhất định. Đặc biệt ở ngành đồ uống, các nguyên vật liệu như hoa quả cần sự tươi nhất định, vì vậy việc định lượng thừa nguyên vật liệu sẽ gây ra tình trạng lãng phí, nếu định lượng thiếu sẽ dẫn đến tình trạng khi khách hàng cần đặt món thì lại hết đồ, làm ảnh hưởng đến uy tín của quán.
- Nhân viên pha chế định lượng về đồ uống, về công thức pha chế lúc thừa lúc thiếu sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến sự hài lòng về chất lượng đồ uống của khách hàng.
Cũng có nhiều trường hợp sau khi xem xét thu chi, người quản lý nhận ra lợi nhuận thu về lại thấp hơn so với dự kiến rất nhiều, mà nguyên nhân phát sinh lại do nguồn chi mua nguyên vật liệu quá lớn, đây có thể là do nhân viên bộ phận này đã cấu kết với nhau để ăn chặn khoản tiền này. Vì vậy, người quản lý cần phải tinh tế và có sự chú ý hơn đến vấn đề này vì nó khá nhạy cảm.
Kho bảo quả sản phẩm
Cần thống kê số lượng hàng hóa đã nhập vào, sau đó cập nhật lên phần mềm quản lý bán hàng. Bạn nên thống kê đầy đủ như số lượng, giá cả, tên hàng hóa, các khoản thu chi cũng như danh mục kho hàng.
Kiểm soát hàng hóa, kho hàng
Tiến hành kiểm kho 1 lần/ tuần theo mẫu kiểm kho, thông thường vào sáng thứ 2 hàng tuần. Sau đó, đối chiếu thực tế tại kho với số liệu quản lý trên phần mềm.
Kiểm soát thông tin qua báo cáo, phân tích
- Báo cáo doanh thu tổng kết theo ngày/ theo tháng/ theo năm.
- Báo cáo chi phí chi tiết: theo danh mục chi phí
- Báo cáo về vấn đề thất thoát: mất mát, đổ vỡ, hàng hóa hỏng…
Dựa trên những báo cáo này để có thể nắm được tỷ trọng với doanh thu như lương nhân sự, nguyên vật liệu, khấu hao… để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.
Quản lý quy trình phục vụ
Để quán cafe có thể hoạt động một cách trơn tru, chuyên nghiệp cần phải xây dựng quy trình phục vụ rõ ràng, nhằm giúp các bộ phận khác nhau có thể thực hiện công việc một cách logic, nhanh chóng, tránh tình trạng phục vụ lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp khi thực hiện tiếp đón khách hàng. Bạn có thể tham khảo dưới đây:
Khách hàng gọi đồ uống, món ăn
Nhân viên phục vụ của quán tiến hành yêu cầu gọi món ăn/đồ uống của khách hàng. Cần chú ý trong phiếu gọi đồ cần có đầy đủ các thông tin như: người lập phiếu, tên đồ ăn, đồ uống, số lượng, số bàn… để tiện cho quá trình rà soát, kiểm tra.
Nhập thông tin khách hàng lên phần mềm và in phiếu
Nhân viên phục vụ mang phiếu gọi đồ ăn tới quầy thu ngân, nhân viên bộ phận thu ngân sẽ tiến hành nhập thông tin lên phần mềm, sau đó in phiếu pha chế. Tiếp theo, bộ phận pha chế sẽ tiến hành pha đồ uống
Giao đồ uống cho khách
Nhân viên của quán sẽ tiến hành kiểm tra đồ uống trước khi được mang lên cho khách cùng những dụng cụ hay vật dụng kèm theo, sau đó đưa tới cho khách hàng.
In phiếu thanh toán cho khách và tiến hành thu tiền
Sau khi nhận được yêu cầu thanh toán của khách hàng, tại quầy thu ngân, nhân viên sẽ in phiếu tính tiền theo số bàn, cần kiểm trả kỹ lại bill xem đã chính xác hay chưa trước khi đưa cho khách hàng thanh toán
Quản lý menu của quán
Một vấn đề quan trọng khác mà chủ kinh doanh cần quan tâm khi mới bắt đầu mở quán cà phê đó là menu đồ uống của quán. Chúng ta cần phải cập nhật các món mới theo xu hướng mới nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Hơn nữa, việc thay đổi và nắm bắt các xu hướng mới sẽ giúp quán của bạn có chỗ đứng vững chắc hơn trong thị trường có tính cạnh tranh cao như hiện nay. Ngoài ra, bạn cũng nên tiếp thu những đóng góp, ý kiến, phản hồi của khách hàng để nâng cao chất lượng đồ uống cũng như cách phục vụ của nhân viên.
Một số kinh nghiệm quản lý quán cafe
Để tạo ấn tượng với khách hàng và khiến khách hàng quay lại với quán thì cần nhớ những kinh nghiệm quản lý quán cafe sau đây, tuy nhỏ nhặt nhưng sẽ để lại ấn tượng mạnh cho khách hàng:
Phục vụ thêm nước mát
Khách hàng thích được quan tâm. Và tất cả chúng ta đều thích những thứ miễn phí. Chỉ đơn giản là mời 1 ly nước mát trong thời gian chờ đợi, khách hàng chắc chắn sẽ ấn tượng vì sự chuyên nghiệp và thân thiện, hay lâu lâu thì dạo một vòng châm thêm trà cho khách chẳng hạn.
Kiên nhẫn khi khách gọi đồ:
Quán cafe là nơi để khách hàng trải nghiệm, thư giãn. Vì vậy đừng tỏ ra sốt ruột khi khách gọi đồ lâu. Thay vì thế, hãy gợi ý đồ uống cho khách, tư vấn cho họ đâu là món đặc trưng của quán, món nào phù hợp với nhu cầu của họ. Không những giúp khách hàng chọn được đồ uống nhanh hơn mà cách này còn giúp người quản lý quán cafe thể hiện sự chu đáo và nhiệt tình.
Dắt xe cho khách:
Thông thường, quán nên có bảo vệ để trông giữ xe và dắt xe cho khách. Tuy nhiên, nếu quán chưa có bảo vệ và mình đang rảnh rỗi, mình có thể tự tay dắt xe cho khách.
Chắc chắn hạnh động này sẽ khiến khách hàng cảm động vì sự lịch thiệp của mình và ghi điểm tốt trong mắt khách hàng. Thử nghĩ xem, có những cô gái chân yếu tay mềm dắt xe không nổi, mình ra dắt giùm thì sẽ được ghi điểm rất cao trong phong cách quản lý quán cà phê.
Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết
Khi một nhân viên nhớ tên khách hàng, thậm chí là sở thích, thói quen của họ, vị khách sẽ cảm thấy được coi trọng và gắn bó với quán lâu hơn.
Chẳng hạn: “Chào chị Lan, chị vẫn dùng sinh tố bơ như mọi lần chứ ạ?” Họ sẽ cảm thấy mình quan trọng và được quan tâm nên mới được nhớ tên và sở thích như vậy. Họ sẽ chẳng ngại giới thiệu quán cafe của mình cho bạn bè, người thân.
Thường xuyên cập nhập những loại đồ uống mới
Nếu chỉ sử dụng duy nhất một menu cho quán thôi thì lâu dài sẽ tạo cảm giác nhàm chán cho khách hàng. Để quản lý quán cà phê hiệu quả, mình cần refresh cho quán bằng cách thường xuyên cập nhật các đồ uống mới, hoặc có thể thử pha chế món uống cũ theo một phong cách mới, cách trang trí món ăn mới để níu chân họ ở lại quán.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để quản lý quán cà phê hiệu quả?
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Quản lý nhân viên hiệu quả.
- Quản lý tài chính chặt chẽ.
- Có chiến lược marketing phù hợp.
Làm thế nào để chọn được phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp?
- Đủ tính năng.
- Giao diện thân thiện.
- Chi phí phù hợp.
- Đơn vị cung cấp uy tín.
- Khả năng nâng cấp và bảo trì.
Làm thế nào để quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ?
- Lập quy trình chuẩn hóa.
- Kiểm tra, giám sát thường xuyên.
- Đào tạo nhân viên bài bản.
Làm thế nào để quản lý nhân viên hiệu quả?
- Lập quy chế, quy định rõ ràng.
- Tuyển dụng, đào tạo nhân viên bài bản.
- Đánh giá, khen thưởng, kỷ luật công bằng.
Làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả?
- Theo dõi số lượng, tồn kho thường xuyên.
- Lập kế hoạch nhập hàng phù hợp.
- Kiểm soát tình trạng hàng hóa hư hỏng.
Làm thế nào để quản lý tài chính hiệu quả?
- Lập kế hoạch tài chính cụ thể.
- Quản lý chi tiêu chặt chẽ.
- Theo dõi doanh thu, lợi nhuận thường xuyên.
Làm thế nào để quản lý khách hàng hiệu quả?
- Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.
- Theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng.
- Chăm sóc khách hàng chu đáo.
Làm thế nào để quản lý marketing hiệu quả?
- Xác định mục tiêu marketing.
- Lựa chọn kênh marketing phù hợp.
- Tạo nội dung marketing hấp dẫn.
Lời kết
Vậy là InterData.vn vừa thông tin cho bạn về tiềm năng của ngành cafe, tiêu chí quản lý quán cafe và lựa chọn phần mềm quản lý thích hợp. Hy vọng rằng bạn có thể tham khảo quy trình quản lý quán cafe cũng như một số kinh nghiệm quản lý đã được đề cập ở bài viết và sử dụng nó cho quán cafe của mình. Chúc bạn áp dụng thành công!