SharePoint là gì? Tính năng, Phân biệt SharePoint và OneDrive chi tiết

SharePoint là gì mà hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Microsoft 365 đều coi là xương sống trong quản lý dữ liệu? Nếu bạn đang loay hoay giữa hàng tá tệp tin rời rạc hay chưa biết sự khác biệt giữa công cụ này và OneDrive, bài viết này dành cho bạn. Cùng InterData tìm hiểu chi tiết về định nghĩa nền tảng SharePoint, tính năng, các phiên bản SharePoint phổ biến và hướng dẫn sử dụng SharePoint chi tiết giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn ngay sau đây.

SharePoint là gì?

SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác do Microsoft phát triển, được sử dụng phổ biến rộng rãi hiện nay trên thế giới, giúp các cá nhân và doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu tập trung, chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm và xây dựng hệ thống nội bộ một cách an toàn.

Bạn hãy tưởng tượng nó giống như một “trang web nội bộ” dành riêng cho công ty của bạn. Tại đây, mọi thành viên có thể lưu trữ tài liệu, sắp xếp thông tin, chia sẻ dữ liệu và truy cập vào các báo cáo quan trọng từ bất kỳ thiết bị nào, miễn là có kết nối internet.

Thay vì phải cài đặt các phần mềm phức tạp trên từng máy tính, nền tảng quản lý nội dung SharePoint hoạt động chủ yếu trên trình duyệt web. Đây là công cụ đắc lực giúp các tổ chức giải quyết bài toán “dữ liệu bị phân mảnh” – tình trạng file nằm rải rác ở máy cá nhân, USB hay email mà không có sự đồng bộ.

Ra đời từ năm 2001, Microsoft SharePoint đã trải qua nhiều đợt nâng cấp. Hiện nay, nó là một phần không thể thiếu trong bộ giải pháp Microsoft 365, đóng vai trò là “kho chứa” an toàn và thông minh cho mọi dữ liệu doanh nghiệp.

Các phiên bản SharePoint

Nền tảng quản lý nội dung SharePoint hiện có bốn phiên bản được sử dụng rộng rãi, bao gồm:

SharePoint trong Microsoft 365 (SharePoint Online)

Đây là phiên bản SharePoint trực tuyến, vận hành trên nền tảng đám mây. Bạn có thể sử dụng SharePoint Online khi đăng ký gói Microsoft 365 hoặc đăng ký độc lập. Nhờ hoạt động online, phiên bản này mang lại sự linh hoạt tối đa vì không bị giới hạn ở một thiết bị cố định như SharePoint Server và có thể truy cập từ bất kỳ đâu.

Người dùng dễ dàng tạo site để chia sẻ tài liệu, chỉnh sửa nội dung và trao đổi thông tin với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng. SharePoint Online phù hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô nhờ chi phí hợp lý, dễ triển khai và dễ sử dụng.

SharePoint Server (Triển khai nội bộ)

SharePoint Server là phiên bản cung cấp đầy đủ và mạnh mẽ nhất của SharePoint. Đây là lựa chọn dành cho các tổ chức muốn phát triển tính năng riêng hoặc tùy biến theo nhu cầu đặc thù. SharePoint Server triển khai tại cơ sở (on-premises). Doanh nghiệp cũng có thể dùng mô hình hybrid kết hợp On-Premises và SharePoint Online (thuộc Microsoft 365).

Phiên bản này hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao như trang site, web part, thư viện, giao diện biên soạn hiện đại. Đặc biệt, SharePoint Server còn tích hợp với bộ Power Platform (Power Apps, Power BI, Power Automate…) giúp doanh nghiệp xây dựng các hệ thống Business Intelligence toàn diện.

SharePoint Designer (Công cụ xây dựng workflow)

SharePoint Designer — phiên bản cuối cùng phát hành là 2013; hiện được coi là công cụ đã ngưng phát triển (deprecated) và Microsoft khuyến nghị dùng Power Automate/Power Apps cho workflow hiện đại.

Bên cạnh đó, công cụ này còn cho phép chỉnh sửa nội dung bên ngoài và xử lý dữ liệu từ các hệ thống nằm ngoài tổ chức thông qua Business Connectivity Services (hay Business Data Catalog).

Nhờ đó, người dùng có thể đọc và ghi dữ liệu từ nguồn ngoài một cách thuận tiện.

OneDrive for Business (Đồng bộ dữ liệu)

OneDrive for Business là công cụ quen thuộc giúp người dùng đồng bộ dữ liệu giữa đám mây, máy tính hoặc các site nhóm. Tính năng đồng bộ linh hoạt cho phép bạn làm việc ở cả chế độ trực tuyến và ngoại tuyến mà không gặp trở ngại.

Ngoài ra, ứng dụng cung cấp dung lượng lưu trữ lớn giúp lưu dữ liệu mà không chiếm bộ nhớ máy tính (Dung lượng mặc định thay đổi theo gói Microsoft 365; kiểm tra gói của bạn để biết con số chính xác). Thông qua OneDrive, việc chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng cũng trở nên nhanh và thuận tiện hơn.

SharePoint dùng để làm gì?

Nhiều người lầm tưởng SharePoint chỉ là một nơi để chứa file giống như Google Drive. Tuy nhiên, nếu chỉ dùng để lưu trữ, bạn đang bỏ phí 90% sức mạnh của công cụ này. Vậy thực tế SharePoint dùng để làm gì?

1. Nền tảng cộng tác doanh nghiệp (Enterprise Collaboration)

Giá trị lớn nhất của SharePoint là khả năng kết nối con người. Thay vì gửi một file Excel qua email cho 5 người và nhận lại 5 bản chỉnh sửa khác nhau, bạn đặt file đó lên SharePoint. Tất cả 5 người có thể mở file và chỉnh sửa cùng lúc. Hệ thống sẽ ghi nhận ai đang sửa ô nào trong thời gian thực. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn các quy trình làm việc thủ công, rời rạc.

2. Xây dựng Intranet Site (Cổng thông tin nội bộ)

Doanh nghiệp có thể biến SharePoint thành một tờ báo nội bộ. Tại đây, ban lãnh đạo công bố các chính sách mới, lịch nghỉ lễ, tin tức công ty hoặc vinh danh nhân viên xuất sắc. Nó giúp thông tin được truyền tải xuyên suốt, minh bạch và chính xác đến từng nhân viên.

3. Quản lý tài liệu chuyên sâu (Document Management)

SharePoint cung cấp các công cụ quản lý vòng đời của tài liệu. Từ lúc khởi tạo, phê duyệt, lưu trữ cho đến khi tiêu hủy. Các tính năng như gắn thẻ (metadata), tìm kiếm thông minh giúp việc truy xuất hồ sơ diễn ra trong vài giây thay vì hàng giờ lục lọi các thư mục.

Các tính năng nổi bật của SharePoint

Để hiểu sâu hơn SharePoint là gì, chúng ta cần đi vào chi tiết các tính năng kỹ thuật giúp công cụ này vượt trội hơn so với các giải pháp lưu trữ thông thường.

Quản lý tài liệu & thư viện tài liệu

Thư viện tài liệu (Document Library) là trái tim của SharePoint. Đây là nơi chứa các tệp tin và thư mục của bạn. Tuy nhiên, nó thông minh hơn folder trên máy tính rất nhiều nhờ các tính năng sau:

• Version History (Lịch sử phiên bản): Đây là “vị cứu tinh” cho dân văn phòng. Nếu bạn lỡ tay xóa nhầm một đoạn văn quan trọng trong file Word hoặc ghi đè dữ liệu sai lên file Excel, SharePoint cho phép bạn khôi phục lại các phiên bản cũ trước đó. Bạn có thể xem lại ai đã sửa gì vào thời điểm nào.
• Check-in/Check-out: Tính năng này ngăn chặn xung đột dữ liệu. Khi bạn muốn chỉnh sửa sâu một tài liệu và không muốn người khác can thiệp trong lúc đó, bạn thực hiện “Check-out”. Lúc này, file sẽ bị khóa với người khác (họ chỉ được xem). Sau khi làm xong, bạn “Check-in” để mở khóa.
• Co-authoring (Đồng tác giả): Cho phép hàng chục người cùng làm việc trên một tài liệu Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) cùng lúc mà không bị giật lag hay mất dữ liệu.

Xây dựng trang nội bộ (Intranet)

Trong SharePoint, có hai loại trang (Site) chính mà người dùng cần phân biệt:

• Team Site (Trang nhóm): Được thiết kế để phục vụ công việc cụ thể của một nhóm hoặc dự án. Ví dụ: Team Marketing, Team Dự án A. Team Site tập trung vào việc lưu trữ tài liệu, quản lý task và thảo luận. Nó thường được kết nối trực tiếp với Microsoft Teams.
• Communication Site (Trang truyền thông): Dùng để chia sẻ thông tin cho diện rộng, thường là toàn bộ công ty. Ví dụ: Trang Nhân sự (chứa form mẫu, quy định), Trang Tin tức. Giao diện của Communication Site đẹp hơn, trực quan hơn và thiên về hiển thị nội dung để đọc.

Cộng tác thời gian thực (Collaborations)

Sức mạnh của nền tảng SharePoint là gì nếu thiếu đi khả năng tích hợp? SharePoint không đứng một mình. Nó là kho lưu trữ backend cho Microsoft Teams.

Khi bạn gửi một file vào nhóm chat trên Teams, thực chất file đó đang được lưu tại SharePoint của nhóm đó. Việc này tạo ra một trải nghiệm liền mạch: Bạn chat trên Teams, nhưng dữ liệu được quản lý chặt chẽ bởi SharePoint. Ngoài ra, việc tích hợp với bộ Office Online cho phép bạn mở và sửa file ngay trên trình duyệt mà không cần cài bộ Office vào máy.

Workflow & tự động hóa quy trình

Đây là tính năng giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thực sự. SharePoint tích hợp chặt chẽ với Power Automate để tạo ra các quy trình tự động (Workflow).

Ví dụ thực tế:

Bạn có một file “Đề xuất mua sắm”. Thay vì phải in ra, ký tay rồi chạy đi tìm sếp, bạn chỉ cần upload lên SharePoint. Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo cho sếp. Sếp bấm “Duyệt” trên email, trạng thái file trên SharePoint tự động chuyển sang “Đã duyệt” và gửi tiếp thông báo cho bộ phận kế toán. Tất cả quy trình này được thiết lập một lần và chạy tự động mãi mãi.

Phân quyền & bảo mật

SharePoint permission (phân quyền) cực kỳ chi tiết. Bạn không chỉ phân quyền cho cả một thư mục, mà có thể phân quyền cho từng file riêng lẻ.

• Owners (Chủ sở hữu): Có toàn quyền (xóa site, thêm người, sửa cấu trúc).
• Members (Thành viên): Có quyền xem, thêm, sửa, xóa tài liệu.
• Visitors (Khách): Chỉ có quyền xem và tải về, không được chỉnh sửa.

Hệ thống phân quyền này đảm bảo nhân viên Marketing không thể xem bảng lương của nhân viên Kế toán, dù cả hai cùng làm việc trên một hệ thống công ty.

Lợi ích khi sử dụng SharePoint cho doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu SharePoint là gì và các tính năng của nó, câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp nhận được lợi ích cụ thể nào khi triển khai nền tảng này?

Tăng hiệu suất làm việc nhóm

Việc tìm kiếm thông tin chiếm tới 20% thời gian làm việc của nhân viên văn phòng. SharePoint với công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp giảm thiểu thời gian “chết” này. Nhân viên dành thời gian để xử lý công việc thay vì đi tìm file.

Bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Dữ liệu lưu trên máy cá nhân có rủi ro mất mát rất cao (hỏng ổ cứng, mất laptop, virus). Khi đưa lên SharePoint, dữ liệu được bảo vệ bởi các lớp bảo mật tiêu chuẩn toàn cầu của Microsoft. Dù máy tính nhân viên bị hỏng, dữ liệu công ty vẫn an toàn trên đám mây.

Làm việc mọi lúc mọi nơi

Trong xu hướng làm việc từ xa (Remote work) hoặc Hybrid work, SharePoint cho phép nhân viên truy cập dữ liệu công ty từ nhà, quán cafe hay khi đi công tác chỉ với một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng.

Tiết kiệm chi phí

Nếu doanh nghiệp đã mua gói Microsoft 365 (trước đây là Office 365) để dùng Email và Office bản quyền, thì bạn đã có sẵn SharePoint. Việc tận dụng SharePoint cho doanh nghiệp giúp bạn không phải tốn thêm tiền mua các giải pháp lưu trữ bên ngoài như Dropbox hay Google Workspace.

SharePoint phù hợp với những ai?

Dựa trên nghiên cứu hành vi người dùng, SharePoint không chỉ dành riêng cho dân IT. Đối tượng hưởng lợi từ nền tảng này rất rộng:

• Doanh nghiệp SMB & Enterprise: Các công ty cần quy chuẩn hóa hệ thống tài liệu, muốn đạt các chứng chỉ ISO về quản lý quy trình.
• Bộ phận Hành chính – Nhân sự: Cần nơi lưu trữ hồ sơ nhân viên, quy trình tuyển dụng, thông báo nội bộ.
• Quản lý dự án (Project Manager): Cần không gian chung để theo dõi tiến độ, lưu trữ hồ sơ dự án và cộng tác với khách hàng.
• Nhân viên văn phòng: Những người thường xuyên phải làm việc nhóm, soạn thảo văn bản và cần công cụ để tránh việc phải lưu quá nhiều phiên bản file (Final 1, Final 2…).
• Bộ phận IT: Giúp họ giảm tải áp lực vận hành các File Server vật lý cũ kỹ, tốn kém chi phí điện năng và bảo trì.

SharePoint có an toàn không?

Bảo mật là mối quan tâm hàng đầu khi đưa dữ liệu lên đám mây. Vậy nền tảng SharePoint có an toàn không? Câu trả lời là Có, với các lớp bảo vệ đa tầng:

• Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu được mã hóa cả khi đang lưu trữ (at rest) và khi đang truyền tải (in transit).
• Xác thực đa yếu tố (MFA): Ngay cả khi lộ mật khẩu, kẻ xấu cũng không thể đăng nhập nếu không có mã xác thực từ điện thoại của bạn.
• Chống mất mát dữ liệu (DLP – Data Loss Prevention): Admin có thể thiết lập quy tắc chặn không cho phép nhân viên gửi các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm (như số thẻ tín dụng, số CCCD) ra bên ngoài tổ chức.
• Tuân thủ (Compliance): SharePoint đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật khắt khe nhất thế giới như ISO 27001, HIPAA, GDPR.

Phân biệt SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?

Đây là phần quan trọng nhất mà InterData muốn làm rõ, vì rất nhiều người dùng nhầm lẫn hai khái niệm này. Cả hai đều dùng để lưu trữ, đều của Microsoft, vậy nền tảng cộng tác trực tuyến SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?

Để dễ hiểu, hãy áp dụng nguyên tắc: OneDrive là “Của Tôi” (Me), SharePoint là “Của Chúng Ta” (We).

So sánh SharePoint và OneDrive cho thấy chúng không thay thế nhau mà bổ trợ cho nhau. Một quy trình làm việc chuẩn là: Soạn thảo nháp trên OneDrive -> Hoàn thiện -> Di chuyển sang SharePoint để công bố.

Cách bắt đầu sử dụng SharePoint

• Bước 1: Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào Microsoft 365 bằng tài khoản cá nhân hoặc đăng nhập vào SharePoint Server bằng tài khoản do công ty cung cấp.
• Bước 2: Ở thanh công cụ phía trên hoặc ngay trong thanh điều hướng, hãy chọn mục SharePoint. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn Site để mở và bắt đầu sử dụng SharePoint.

Cách tạo site mới trên SharePoint

Khi bắt đầu làm quen SharePoint, người dùng thường tạo một site làm việc mới. Dưới đây là các bước thao tác cơ bản:

• Bước 1: Mở Microsoft 365 trên máy tính, sau đó truy cập ứng dụng SharePoint.
• Bước 2: Tại giao diện chính, nhìn sang góc trái màn hình và chọn + Create Site.
• Bước 3: Xác định nhu cầu của bạn để chọn Site liên lạc hoặc Site nhóm cho phù hợp.
• Bước 4: Sau khi chọn loại site, hãy đặt tên site, bổ sung mô tả và thiết lập quyền riêng tư, rồi nhấn Tiếp tục.
• Bước 5: Ở mục Hộp thành viên, thêm tên hoặc email của những người bạn muốn mời tham gia quản lý site.
• Bước 6: Tiếp tục thêm người làm việc chung bằng tên hoặc địa chỉ email. Cuối cùng chọn Hoàn tất.

Cách tải tệp lên thư viện tài liệu SharePoint

SharePoint cho phép người dùng tải tệp từ máy tính lên thư viện tài liệu, giúp bạn truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu. Dưới đây là hai cách thực hiện:

• Cách 1: Mở thư mục chứa tệp cần tải lên. Chọn tệp, kéo và thả trực tiếp vào khu vực thư viện tài liệu trên SharePoint.
• Cách 2: Tại giao diện chính của SharePoint, trên thanh công cụ, chọn thẻ Upload để tải tệp lên.

Cách mở tài liệu trên SharePoint

Việc mở tài liệu trong SharePoint khá đơn giản và nhanh chóng nếu bạn thực hiện đúng quy trình:

• Bước 1: Truy cập Microsoft SharePoint 365 và nhấn vào tệp bạn muốn mở. Tệp sẽ được hiển thị dưới dạng phiên bản trên web.
• Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Sửa tài liệu, tiếp tục chọn Chỉnh sửa tài liệu, sau đó chọn Chỉnh sửa trong (tên ứng dụng) để bắt đầu làm việc.

Cách làm việc chung trên SharePoint

SharePoint hỗ trợ người dùng làm việc nhóm và quản lý nội dung hiệu quả. Bạn có thể cộng tác theo các bước sau:

• Bước 1: Thêm bạn bè hoặc đồng nghiệp vào tài liệu thông qua Hộp thành viên.
• Bước 2: Để xem ai đang truy cập hoặc chỉnh sửa tài liệu, vào mục Documents, chọn tệp cần theo dõi và mở bản web để dễ quan sát hoạt động của các thành viên.

Cách tạo site nhóm trên SharePoint (Microsoft 365)

Nếu bạn muốn xây dựng một site nhóm để làm việc chung, hãy làm theo hướng dẫn sử dụng SharePoint 365 dưới đây:

• Bước 1: Truy cập ứng dụng SharePoint trên máy tính, sau đó nhấn + Create site.
• Bước 2: SharePoint sẽ hiển thị hai tùy chọn: Site liên lạc và Site nhóm. Hãy chọn Site nhóm.
• Bước 3: Đặt tên site, thêm email hoặc tên thành viên vào Hộp thành viên để cấp quyền đồng quản lý. Điều này giúp bạn kiểm soát công việc tốt hơn và làm việc nhóm hiệu quả hơn.

Nguồn tài liệu học SharePoint dành cho người mới

Nếu bạn cần thêm hướng dẫn chuyên sâu hoặc muốn được giải đáp trực tiếp về SharePoint, dưới đây là những địa chỉ hữu ích:

Cộng đồng SharePoint tại Việt Nam

• Vietnam SharePoint User Group
• Vietnam SharePoint Developer Group
• SharePoint Saturday Vietnam

Cộng đồng SharePoint quốc tế

• Sharepoint.stackexchange
• Msdn.microsoft
• Yammer.com

Nền tảng khóa học online (miễn phí và trả phí)

• Tài liệu hướng dẫn chính thức từ Microsoft
• Các khóa học liên quan đến SharePoint của Microsoft như: Apps for Office and SharePoint, Project, Visio, Access Services
• C SharpCorner

Kho tài nguyên mã nguồn mở

• Chia sẻ và học hỏi từ GitHub
• SharePoint Customization Veelead

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Trong quá trình tư vấn dịch vụ, InterData nhận được nhiều thắc mắc xoay quanh chủ đề nền tảng cộng tác trực tuyến SharePoint. Dưới đây là giải đáp cho các câu hỏi phổ biến nhất.

SharePoint có miễn phí không?

Không. SharePoint là dịch vụ trả phí, thường đi kèm trong các gói Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium) hoặc các gói Enterprise (E3, E5). Tuy nhiên, chi phí này rất hợp lý so với việc bạn phải tự xây dựng server riêng.

Nên dùng Google Drive hay SharePoint?

Google Drive có thế mạnh về sự đơn giản, dễ dùng cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ (Start-up). Tuy nhiên, SharePoint mạnh hơn vượt trội về khả năng quản trị doanh nghiệp, phân quyền chi tiết, tự động hóa quy trình và tính tương thích tuyệt đối với bộ Office (Word, Excel). Nếu doanh nghiệp của bạn đã quen dùng Microsoft Office, thì SharePoint là lựa chọn tốt hơn.

SharePoint Site là gì?

Site là một vùng làm việc trên SharePoint. Bạn có thể hiểu Site giống như một folder lớn hoặc một website con. Mỗi phòng ban (Kế toán, Kinh doanh) hoặc mỗi dự án thường sẽ được cấp một Site riêng để làm việc.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ SharePoint là gì cũng như phân biệt được sự khác nhau giữa công cụ này và OneDrive.

Nhìn chung, SharePoint không chỉ là một kho lưu trữ. Nó là nền tảng cốt lõi để xây dựng môi trường làm việc số hiện đại, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản thông tin một cách bài bản và an toàn. Việc chuyển đổi từ cách lưu file truyền thống sang SharePoint có thể gặp khó khăn ban đầu, nhưng lợi ích lâu dài về hiệu suất và bảo mật là vô cùng to lớn.