Trong suốt 17 năm qua, SharePoint đã không ngừng khẳng định vị thế của mình như một công cụ không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu suất làm việc, đã có hơn 500 công ty thành công trên toàn thế giới đã chọn SharePoint làm nền tảng “Mạng nội bộ” đồng hành cùng họ qua nhiều loại hình kinh doanh khác nhau.
Vậy SharePoint là gì? Những tính năng nổi bật của nó là gì? Hãy cùng Interdata.vn tìm hiểu thông qua bài viết này nhé.
SharePoint là gì?
SharePoint là gì? SharePoint là phần mềm được phát hành đến người dùng lần đầu tiên vào năm 2001. Nó là một nền tảng tạo ra với mục đích dùng cho việc phát triển ứng dụng web và tích hợp với Microsoft Office. Với các lợi thế đảm bảo cho người dùng có thể sử dụng an toàn thì SharePoint được lưu trữ, tổ chức, chia sẻ và truy cập bằng nhiều nguồn thông tin hữu ích từ nhiều thiết bị điện tử.
SharePoint thực ra cũng gần như Google Drive nhưng được phát triển với nhiều tính năng hơn và được nâng cấp phục vụ cao hơn cho doanh nghiệp.
SharePoint được dùng để làm gì?
SharePoint không chỉ hỗ trợ người dùng cá nhân mà còn là “bàn tay phải” đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc làm việc chung trên các dự án lớn, đồng thời thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn quy trình kinh doanh.
Các tính năng nổi bật như quản lý bảo mật, đồng sở hữu tác giả, tạo ra phiên bản và tích hợp với Exchange (Ứng dụng email Outlook) mang đến cho người dùng hay doanh nghiệp những trải nghiệm tuyệt vời với khả năng làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn nhất và đảm bảo tính hoàn hảo của công việc người dùng tạo ra. Có thể tổng hợp những khả năng SharePoint có thể làm được:
- Yêu cầu phê duyệt tài liệu trước khi chúng được hiển thị.
- Kiểm tra và quản lý tài liệu để ngăn cản bất kỳ tác giả hoặc chỉnh sửa nào khác trên SharePoint.
- Tiếp nhận thông báo khi tài liệu được tải lên hay thay đổi được thực hiện với chúng.
- Tạo ra tiêu chuẩn quy trình làm việc bằng logic if/then để tự động hóa các thao tác như di chuyển hoặc gửi tài liệu qua email và ghi nhận thông tin.
- Hiển thị thông tin về thông tin/tài liệu nào được lưu trữ và lý do lưu trữ nó.
- Cho phép người dùng tạo ra cơ sở dữ liệu có thể tùy chỉnh ở định dạng để dễ sử dụng và ghi lại hàng nghìn mẫu thông tin được tích hợp với các quy trình công việc đã đề cập trước đó hoặc các quy trình kinh doanh khác nhau.
Những ích lợi khi sử dụng SharePoint
Đối với người dùng thông thường
SharePoint đáp ứng những nhu cầu cơ bản của người dùng như tạo bảng biểu, lập kế hoạch, tìm kiếm thông tin,… Các tính năng này vốn đã được tích hợp sẵn nên thuận tiện hơn cho những người có nhu cầu muốn nhanh chóng hoàn thành các tác vụ cơ bản này.
Đối với lập trình viên
Với khả năng tích hợp và tùy chỉnh linh hoạt, SharePoint cho phép lập trình viên linh hoạt các giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Lập trình viên có thể linh hoạt phát triển các ứng dụng, trang web và dịch vụ web dựa trên nền tảng phát triển mạnh mẽ với các API mở, khả năng tương thích với các công nghệ như NET, JavaScript, và REST.
Ngoài ra SharePoint còn có cloud computing giúp dễ dàng mở rộng và giảm thiểu chi phí cơ sở hạ tầng. Nó cũng cung cấp nhiều công cụ và tính năng để giúp lập trình viên tăng năng suất, tổ chức công việc và quản lý dự án hiệu quả hơn.
Đối với chuyên viên quản trị công nghệ thông tin
Đối với chuyên viên quản trị công nghệ thông tin, SharePoint triển khai một nền tảng web-based thống nhất nhằm tạo lập hoặc duy trì các ứng dụng web nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Một số ví dụ về lợi ích của Sharepoint với chuyên viên quản trị công nghệ thông tin chẳng hạn như website làm việc nhóm, website Internet quảng bá doanh nghiệp, Intranet nội bộ hay các ứng dụng cho những bài toán về nghiệp vụ như quản lý nhân sự, dự án, quản lý công văn,…
3 tính năng nổi bật của SharePoint
Tính bảo mật rất cao
SharePoint được biết đến với tính bảo mật rất cao, là kết quả của việc Microsoft đầu tư khoảng 1 tỷ USD mỗi năm vào việc bảo mật. Điều này đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu của người dùng luôn được bảo vệ một cách tối ưu. Nền tảng này cung cấp một loạt các tính năng bảo mật tích hợp, giúp ngăn chặn truy cập không được phép.
Các tính năng bảo mật của SharePoint bao gồm giới hạn truy cập của người ngoài tổ chức, cho phép đặt quyền xem và chỉnh sửa cho người dùng nội bộ, và kiểm soát truy cập vào nội dung cụ thể. Điều này tạo điều kiện cho một môi trường làm việc an toàn, linh hoạt và đáng tin cậy, nơi mà mỗi hành động người dùng đều có thể được kiểm soát và điều chỉnh một cách hiệu quả.
Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quả
SharePoint được Microsoft thiết kế nâng cao nhằm nâng cấp trải nghiệp của người dùng làm việc cộng tác, tuyệt vời hơn nữa là khi hỗ trợ kết hợp với các dịch vụ hoặc ứng dụng khác của Office 365. Khi SharePoint được triển khai như một phần của Office 365 thì SharePoint tạo nên một không gian làm việc ảo để cho phép các nhóm có thể gặp gỡ, hoàn thành những nhiệm vụ hoặc cộng tác với nhau.
Ngoài ra, SharePoint còn đóng vai trò như một “co-working space ảo” vì người dùng không cần phải cài đặt hoặc có team tech để xây dựng nên một nền tảng làm việc nhóm chung, bởi tất cả chỉ cần được phân chia và chỉ định từ nhóm trưởng là được.
Giải pháp linh hoạt cho nhiều đối tượng
Một điều tuyệt vời nữa là SharePoint giúp tiết kiệm cho người dùng nhiều thời gian và công sức, chính điều này đã mang đến sự đồng nhất cùng với hiệu quả cực kỳ cao trong công việc mà người dùng đang phải thực hiện hàng ngày.
Các dự án cấp thấp hay công việc đơn giản như: theo dõi trạng thái của tài liệu, xác nhận hoặc thu thập các chữ ký, thông báo cho bạn nếu nội dung có thay đổi,… giúp cho người dùng có thể tập trung vào các tác vụ cao và phức tạp hơn.
Sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server
Người ta thường nghe nhiều về SharePoint Online và SharePoint Server, tuy nhiên, họ thường khá mơ hồ khi phải phân biệt sự khác nhau giữa hai phiên bản này. Đa số người có thể cho rằng cả hai đều tương đồng do chúng sử dụng cùng một cơ sở mã nguồn. Tuy nhiên, thực tế là SharePoint Online và SharePoint Server là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt, đặc biệt là khi xét đến lập trình và chức năng.
SharePoint Server
- SharePoint Server là một phiên bản On-Premises (phần mềm tại chỗ) được cài đặt và chạy trên máy tính cá nhân, nơi tổ chức sử dụng phần mềm trực tiếp thay vì chạy trên máy chủ hay đám mây.
- Là một nền tảng lưu trữ cục bộ, SharePoint Server thuộc sở hữu và quản lý của doanh nghiệp, yêu cầu người dùng phải tự mình quản lý từ kiến trúc máy chủ, lưu trữ tệp cho đến thư mục hoạt động khi sử dụng SharePoint Server.
- Người dùng của SharePoint Server phải tự triển khai các tính năng bảo mật, điều này có thể gây nhiều bất tiện và thậm chí làm suy giảm hiệu suất doanh nghiệp.
- SharePoint Server mang đến nhiều chức năng và tính năng bổ sung hữu ích như: trang web, trang site, tác giả, danh sách, thư viện, và tìm kiếm hiện đại. Nó còn tích hợp với các nền tảng như: PowerApps, Power BI, và trang chủ của SharePoint.
- Cập nhật trong SharePoint Server thường phải được thực hiện thủ công, tăng thêm công đoạn quản lý từ phía người dùng.
SharePoint Online
- SharePoint Online là một dịch vụ đám mây được tích hợp vào nền tảng đám mây (cloud) và thường đi kèm với đăng ký Microsoft Office 365, cung cấp dịch vụ cho đa dạng đối tượng người sử dụng.
- Microsoft chịu trách nhiệm lưu trữ SharePoint Online, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức so với việc phải tự quản lý cơ sở hạ tầng. Tất cả các phần backend của SharePoint Online đều được Microsoft vận hành và duy trì, giảm bớt gánh nặng kiến thức và quá trình học hỏi cho người dùng.
- Đặc biệt, tính năng bảo mật được đảm bảo bởi nhà cung cấp, đảm bảo môi trường làm việc trực tuyến an toàn và bảo vệ thông tin liên quan đến công việc của người dùng. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến thuận tiện và an toàn, nơi mà người dùng có thể chia sẻ và quản lý tài liệu cũng như thông tin công việc một cách dễ dàng.
- Để sử dụng, bạn cần mua bản quyền và thanh toán một chi phí cố định.
- Chức năng đồng bộ hóa và khả năng tự động cập nhật phần mềm đi kèm.
Các câu hỏi thường gặp về SharePoint
Biết sử dụng SharePoint để làm gì?
Hầu hết hiện nay, các công ty tuyển dụng thường sẽ ưu tiên tuyển những người có kinh nghiệm sử dụng SharePoint là chủ yếu. Bởi nếu bạn ứng tuyển vào các vị trí như: công nghệ thông tin, lập trình phần mềm, coder,… thì đây được xem là một điểm cộng rất lớn cho những người đang có tìm kiếm cơ hội việc lại tại các doanh nghiệp công nghệ.
Đồng thời, nếu bạn biết sử dụng SharePoint thì cũng sẽ giúp cho bạn tiếp cận với các xu hướng công nghệ mới nhất thông qua các nhu cầu và sản phẩm của doanh nghiệp. Và việc thông thạo về SharePoint cũng là một cơ hội để bạn nâng cao kỹ năng mềm, kiến thức công nghệ được cập nhật liên tục trên thị trường.
Có thể tùy chỉnh được SharePoint không?
SharePoint là một nền tảng khá linh hoạt và người dùng có thể tùy chỉnh nhằm mục đích phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức theo nhiều cách. Đồng thời, đến với SharePoint bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc tùy chỉnh giao diện nhằm mục đích sao cho phù hợp hơn với thương hiệu nội bộ của công ty.
Bao gồm việc tùy chỉnh những thứ như màu sắc, hình nền, phông chữ, bố cục trang web, tiêu đề và logo. Những thay đổi về vẻ ngoài này được thực hiện vô cùng nhanh chóng và đơn giản mà không cần sự tham gia của nhà phát triển ứng dụng. Ngoài ra, khi lưu trữ phiên bản SharePoint trên on-premises thì nền tảng cũng cho phép tùy chỉnh ở mức độ sâu hơn với các thành phần mới được tạo dựng và tích hợp phát triển.
Và một điều nữa là, nhờ vào các công cụ mới như Microsoft Flow mà người dùng có thể thực hiện rất nhiều việc theo tiến trình công việc và trình kết nối của SharePoint mà không cần đến việc code thêm vào phần mềm, đặc biệt bạn cũng có thể thực hiện thao tác tùy chỉnh thêm nếu cần thiết.
Với những nhà phát triển SharePoint thì có thể kết hợp và xây dựng, tích hợp ứng dụng với ứng dụng hoặc tạo thêm các tiện ích mở rộng cho SharePoint và phần web của SharePoint.
Interdata.vn mong rằng qua bài viết này bạn sẽ có thêm những thông tin hữu ích về SharePoint là gì cũng như những lợi ích mà nó mang lại. Chúc bạn có thể sử dụng SharePoint một cách hiệu quả cho công việc của mình.